How can Tactical Inventory Management improve your cash flow and customer service?

Se você chegou neste texto, considere-se especial!

Pouquíssimas pessoas e empresas dão a atenção que este assunto merece, e você está entre elas.

Isto é particularmente estranho em um país que tem o custo de capital tão elevado, e o acesso a capital tão difícil quanto o nosso. Mas, mesmo assim, é verdade.

Converso há mais de 15 anos com empresas de vários setores e com profissionais de planejamento de todos os níveis e conto nos dedos os lugares por onde passei onde este assunto era realmente dominado.

Vamos começar explicando do que não estamos falando.

Não estamos falando da gestão operacional de estoques, ou controle de estoques, onde discutimos coisas como FEFO, contagem cíclica de inventário, e endereçamento.

Estes assuntos obviamente têm sua importância, mas não são nosso foco aqui.

Estamos falando de uma camada mais tática de decisão sobre a melhor estratégia de estoques para a companhia.

Quanto eu devo ter de estoque dentro de casa? E no canal de vendas?

Qual é o nível de serviço ao cliente que este estoque me dá? Como está a saúde do meu estoque?

Essas perguntas – e algumas outras – fazem parte do escopo do que chamamos de Gestão Tática de Estoques.

Para que serve o Estoque?

Para começar o nosso papo, precisamos, aqui, de uma definição resumida.

Então aqui vai: estoque é o seu produto parado no armazém, esperando para ser vendido; ou sua matéria prima parada esperando para virar produto; ou um produto intermediário esperando a próxima etapa da produção. Estoque é “coisa esperando”.

Legal, mas por que meu produto precisa esperar?

Fácil: para que seu cliente não tenha que esperar!

Se o seu cliente está disposto a esperar você comprar e receber matéria prima, produzir seu produto acabado, para só depois recebê-lo, você não precisa de estoque (pelo menos, não de produto acabado). Mas se seu cliente tem pressa, então você precisa adiantar o trabalho e deixar seu produto esperando por ele.

Mas como eu sei quanto eu preciso deixar esperando?

É aí que começa a complicar um pouco, e a resposta para esta pergunta vem do exercício de definição de uma Política de Estoques para sua empresa.

O que é uma Política de Estoques?

Uma Política de Estoques é basicamente a resposta da empresa para três perguntas simples:

1. Quando eu peço?
2. Quanto eu peço?
3. Quanto devo manter em estoque de segurança?

Estas perguntas podem ser respondidas para cada produto ou conjunto de itens, em cada ponto de estocagem.

Existem várias fórmulas consagradas para responder estas perguntas e colocá-las em prática na operação. Uma das mais famosas é o “mín-máx”, que normalmente responde estas perguntas da seguinte maneira:

1. Quando seu estoque atingir o nível mínimo.
2. A quantidade que nos faça chegar no nível máximo.
3. O quanto sair daquela fórmula de cálculo do estoque de segurança que tem nos livros.

Não vou entrar neste texto no detalhe de como definir uma política de estoques. Esta é a parte mais técnica e complicada deste assunto e merece um artigo só para ela.

O que gostaria de ressaltar aqui é que, assim que é definida, esta política já começa a perder a validade. Uma vez construída, ela precisa ser constantemente revisada e atualizada.

Então não estamos falando de um projeto, mas sim de um processo!

E é este processo que chamamos de Gestão Tática de Estoques.

É ele que vai garantir que tenhamos sempre as melhores respostas para estas três perguntas.

Mas primeiro precisamos definir o que exatamente queremos dizer com “melhores respostas”.

Medindo os resultados da Gestão Tática de Estoques

Para saber se temos a melhor política possível, temos que medir basicamente duas coisas: o custo da falta e o custo do excesso.

Custo da Falta

Oh Custo da Falta abarca todos os custos, sejam custos reais ou de oportunidade, que temos quando alguém quer nosso produto, mas não temos em estoque para entregar.

Não existe um jeito único de medir, já que o ônus de não ter o produto certo na hora certa é diferente para cada empresa.

Para uma empresa que fornece peças para a indústria automobilística, isto pode significar multas contratuais pelo não atendimento.

Por outro lado, para uma empresa de bebidas, pode significar a perda de uma venda para o concorrente, quando o garçom lá na ponta da cadeia de suprimentos diz “não tem X, pode ser Y?”. Aquela margem que você teria naquela venda não volta nunca mais, porque a sede do cliente não vai esperar.

Pode ainda não significar uma perda de venda de fato, mas sim um atraso no ressuprimento do seu cliente, um backlog.

Isto acontece muito quando temos um canal de distribuição forte, que tem estoque para aguentar um ou dois meses de atraso no ressuprimento antes de começar a incorrer em faltas para o consumidor final. Mas este atraso também tem impacto, afinal você vai demorar um ou dois meses a mais para faturar e, logo, para receber.

Há ainda possíveis impactos em eficiência por conta de faltas, como uma parada na linha de produção por falta de matéria prima ou uma alteração de fórmula para usar um insumo alternativo.

De qualquer maneira que ele se apresente, e por mais que a medição não possa ser perfeita no seu caso, é importante que a companhia entre em um acordo de como medir este custo e que o acompanhe como métrica.

Custo do Excesso

Do outro lado da balança, temos o Custo do Excesso. Afinal, se estivéssemos só preocupados em minimizar o custo da falta, bastaria elevar nossos estoques ao infinito e tudo estaria resolvido.

Como contrapeso, temos, então, todos os custos que incorremos pelo simples fato de termos produtos parados esperando.

Os custos do excesso são mais fáceis de medir do que os da falta e vêm basicamente em três categorias: os custos físicos de armazenagem, os custos de capital, e os riscos de perda por excesso.

Custo de Armazenagem

Os custos de armazenagem são relativamente fáceis de obter, principalmente se seu armazém é operado por um terceiro que cobra, por exemplo, por posição pallet.

Mas, mesmo com armazéns de operação própria, basta somar todos os custos de manutenção do armazém (água, luz, aluguel etc.) para saber quanto cada posição pallet custa.

Custo de Capital

Os custos de capital são basicamente custos de oportunidade atrelados ao custo do dinheiro para a companhia.

Um jeito fácil de entender é pensar que se todo o dinheiro que sua empresa tem empatado em estoque estivesse investido, por exemplo, na poupança, haveria um rendimento sobre ele todo mês.

Como o dinheiro está “investido” em estoque, este rendimento não existe.

Muitas empresas usam o WACC (Weighed Average Capital Cost) como uma boa aproximação do seu custo mensal ou anual de capital em estoque.

Riscos de excesso

Já os riscos de excesso são um pouco mais complicados de calcular, pois representam o que pode acontecer caso os estoques fiquem excessivos demais.

É aqui que entram as perdas por validade e obsolescência. Afinal, se seu produto tem validade de 30 dias, mas a sua cobertura atual de estoques é de 60 dias de venda, então certamente você terá que descartar boa parte.

São mais difíceis de incluir na conta por se tratarem de riscos, probabilidades de algo ruim acontecer.

Mas a boa notícia é que estes geralmente representam uma parcela pequena do custo total de excesso e podem, por este motivo, ser desconsiderados.

Indicadores para a gestão tática de estoques

Os dois custos somados (pressa e excesso) representam o custo total de estoque e dão uma visão financeira importante para provar os ganhos deste processo.

Mas, além dos indicadores de custo, há ainda algumas métricas importantes que podem complementar a análise.

• Cobertura de estoques: mostra quanto dias ainda temos de venda caso parássemos de reabastecer o estoque;
• OTIF: medida popular de nível de serviço ao cliente, que pode ser usada como complemento ao custo da falta;
• Backlog: dá uma ideia de quantos pedidos em atraso tempos;
• Slow movers: produtos que estão com giro de estoque muito baixo, e podem precisar de planos de ação para escoamento ou descarte;
• Aderência à política: mostra a qualquer momento quanto estamos conseguindo ficar dentro dos parâmetros que definimos em nossa política de estoques;
• Forecast accuracy e Bias: indicadores do planejamento da demanda que nos ajudam a entender a incerteza à qual nossa saída de estoque está submetida, e que ajudam a definir principalmente o estoque de segurança.

Estruturando um processo de Gestão Tática de Estoques

Agora que já estabelecemos que montar uma política de estoques é um processo e que sabemos como medir resultados claros para a companhia, podemos falar sobre a melhor maneira de estruturar este processo.

Já falamos um pouco sobre os indicadores que vamos usar para medir e melhorar, aspecto fundamental em qualquer processo.

Falta falarmos agora sobre perfil de equipe, organograma, cronograma e ferramentas.

Perfil da equipe

O time de Gestão Tática de Estoques precisa ser, acima de tudo, extremamente analítico.

Estamos falando de um problema técnico complicado, que envolve conhecimento profundo da operação, noções de Estatística e Simulação e capacidade de lidar com uma grande quantidade de dados.

Esse time também precisa ter senioridade para tomar premissas de negócio, propor estratégias de nível de serviço e alinhar tudo com as lideranças de áreas como Vendas, Finanças e Produção.

Organograma

É comum que encontremos essa equipe debaixo da diretoria de Supply Chain, muitas vezes dentro da função do PCP.

Eu gosto, particularmente, de ver este time sob o chapéu do S&OP, complementando a visão de demanda e operações que S&OP já costuma ter, com a peça fundamental do Estoque.

Há, inclusive, algumas empresas que reconhecem e sublinham esta importância incluindo um “I” de “Inventory” na sigla, que vira “SIOP”.

Cronograma

Como já vimos anteriormente, esse time tem o papel importante de medir, acompanhar, e analisar as causas raiz das principais métricas dos Estoques. Mas também tem a responsabilidade de revisar constantemente a política de estoques para garantir que temos o melhor equilíbrio possível entre os custos da falta e do excesso.

Para dar uma ideia do trabalho que isso pode representar, imagine uma empresa que tenha 500 SKUs e 10 pontos de estoque (centros de distribuição e fábricas), só falando de produto acabado. Se todos os produtos são distribuídos de todos os CDs, estamos falando 5.000 combinações a serem analisadas!

Imagine ainda que para cada uma destas combinações é necessário levantar dados como lead times, lotes mínimos e múltiplos, erros de planejamento de demanda, CMV, margem, nível de serviço desejado… E muitos destes dados não ficam disponíveis no ERP, tendo muitas vezes que ser gerados a partir de análises de outras bases de dados.

Mas é claro que nem todas as combinações precisam ser revisadas o tempo todo.

Para isso, é importante estabelecer um cronograma de revisão, que geralmente envolve uma maior frequência de revisão para produtos novos ou classe A (mensal, por exemplo), e uma frequência menor para produtos mais estáveis ou de menos importância para o negócio (semestral, por exemplo).

Se quiséssemos garantir que pelo menos uma vez por ano revisamos todas as combinações pelo menos uma vez, já estaríamos falando de aproximadamente 420 combinações por mês.

Dá trabalho!

Ferramentas

Por fim, ainda precisamos equipar o time com as ferramentas certas para o trabalho.

Não há nada de errado em começar este processo no bom e velho Excel, principalmente para volumes pequenos ou médios de dados. Mas empresas com grande volume de dados, ou operações mais complexas, vão rapidamente enxergar a necessidade de mover seu processo para uma tecnologia mais robusta.

Há vários softwares de Inventory Optimization no mercado e uma boa seleção de parceiro, com critérios claros do que a companhia espera da ferramenta, faz toda a diferença.

Conclusão

Como comecei dizendo, se você está lendo este texto – e chegou até aqui! –, você está entre as poucas pessoas que entendem a real importância do assunto.

Isto o coloca em uma posição de vantagem, pois seus concorrentes provavelmente estão atrás de você neste aspecto!

Espero ter mostrado até aqui como um bom processo de Gestão Tática de Estoques pode fazer sua empresa atender melhor seus clientes sem precisar empatar todo seu capital de giro em produtos parados.

Agora cabe a você colocar tudo isso em prática!

Como a Plannera pode ajudar

Temos experiência consolidada na implantação de processos de Gestão Tática de Estoques em setores tão diversos quanto Alimentos e Bebidas, Energia, e Transportes.

Nosso time pode ajudar no empurrão inicial que seu processo precisa para decolar, trabalhando a quatro mãos com seu time e construindo políticas, ferramentas e métricas para que eles possam seguir sozinhos depois.

Vamos conversar? Marque uma reunião conosco e te explicaremos como a Gestão Tática de Estoques pode fazer a diferença no seu negócio.