FCS: O que são Fatores Críticos de Sucesso?

Conhecer os Fatores Críticos de Sucesso de um projeto é fundamental para garantir que ele tenha sucesso.  Basicamente, é uma lista do que não pode falhar durante a estruturação de um projeto, produto ou negócio.

São o que não pode dar errado. Caso isso aconteça, é muito provável que seu projeto, negócio ou processo não tenha êxito.

Para entender melhor como funcionam, como encontrá-los e como afetam sua empresa, é importante compreender antes de tudo como seu negócio trabalha e o que você deseja com determinado projeto.

É do mesmo jeito que um médico faz o diagnóstico um paciente depois de exames e do histórico dele. Na verdade, realizar “exames” e rever seu histórico são fundamentais para a boa detecção de seus Fatores Críticos de Sucesso.

Mas, antes de tudo, precisamos entender corretamente o que são esses FCS.

O que são Fatores Críticos de Sucesso?

Como vimos, basicamente os Fatores Críticos de Sucesso são o que não pode dar errado no seu projeto ou negócio. Caso isso ocorra, podem resultar na falha desse processo ou planejamento.

Esse conceito foi introduzido por Rockart em 1978 para funcionar na hierarquia das ferramentas de gestão.

É uma análise com dois lados: pode ser objetiva ou subjetiva. Às vezes, uma combinação dos dois parâmetros.

Segundo o próprio Rockart, Fatores críticos de Sucesso são:

“um limitado número de áreas nas quais os resultados, se satisfatórios, irão assegurar um desempenho competitivo de sucesso para a organização. São as poucas áreas-chave em que as coisas devem dar certo para que o negócio floresça”.

É importante ter em mente que esses Fatores Críticos de Sucesso podem ser reproduzidos como Indicadores. Na verdade, é fundamental que isso seja feito!

Dessa forma, se torna possível que você consiga avaliá-los e medi-los ao longo do tempo e entender seu desempenho.

Você também pode compará-los com outras características importantes no seu projeto ou negócio e ver sua relação com a necessidade atual, complexidade de determinado processo ou criticidade de determinados projetos dentro de sua empresa.

Como encontrar os fatores críticos de sucesso de cada negócio ou projeto?

Definir os FCS nem sempre é tão complicado quanto parece. Mas nem sempre é simples.

Requer dedicação, concentração e entendimento de diversos fatores de sua empresa, do seu ramo e do seu projeto.

As possibilidades de o que pode acontecer, do que pode dar errado e do que com certeza dá certo são grandes. Por isso, é importante uma aplicação prática.

É preciso seguir esse caminho para caso aconteça algo, você possa saber precisamente onde o problema está. É exatamente como a metáfora do médico que usei no início do texto.

Temos que ter uma análise do seu histórico (projetos passados) e alguns exames (diagnósticos do projeto). Mas além de saber onde você quer chegar, é preciso saber onde você está. E, claro, onde você já esteve antes para não cair no mesmo erro duas vezes.

Compreender todo seu conhecimento adquirido ao longo de sua carreira, assim como de seus colaboradores facilita o processo.

Assim como entender as metas que devem ser alcançadas, atitudes a serem tomadas e, de repente, mudar o tipo de visão que você tem de seu negócio (seja ela ampla ou focada).

Isso tudo faz com que o êxito seja real. Usar esses FCS como Indicadores fazer com que seu sucesso seja tangível.

Essas foram algumas dicas iniciais da visão que você deve ter ao elaborar os Fatores Críticos de Sucesso da sua empresa. Agora vamos as práticas:

Estabeleça a missão e os objetivos estratégicos da sua empresa e as alinhe com seu projeto

Antes de qualquer coisa, você tem que entender qual o seu propósito com sua empresa. E tem que se planejar diante disso.

Entendendo propriamente sua MVV (Missão, visão e valores) você consegue diferenciar o que deseja fazer do que não quer. Normalmente, isso já é possível, mas quando se passa para o papel fica tangível.

Até porque outras áreas de sua empresa estarão envolvidas nisso e deixar todo mundo alinhado é ideal para um trabalho bem executado.

Se você está dentro de uma empresa e está gerindo um projeto para sua empresa, esteja alinhado com as diretrizes que ela tem. Assim, você consegue satisfazer seus colegas e superiores.

Conheça o seu ramo de negócio

Os FCS variam de acordo com o negócio que se analisa e, claro, com o ramo da empresa. Quem trabalha na área de alimentos e bebidas, por exemplo, não tem necessariamente as mesmas preocupações de alguém do setor automobilístico.

Entendendo propriamente seu ramo e sua empresa (como dito no passo anterior) você pode perceber e começar a planejar assertivamente seus FCS.

Se a empresa é sua, provavelmente você montou ela por que tem afinidade com o ramo. Por consequência, entende em certo nível como ele funciona. Isso já é um bom começo.

Mas se aprofunde. Pesquise, analise seus concorrentes: o que deu errado e o que deu certo. Procure os porquês dos sucessos ou fracassos deles. Veja o benchmark do seu ramo.

Se você está dentro de uma empresa e está gerindo um projeto para sua empresa, procure pesquisas e dados que sua empresa já tem, assim como conhecimento de colegas que entendem do que você faz ou que pelo menos te apoiem.

Se baseie em dados, não em achismos.

Analise o desempenho da empresa

Acaba sendo meio óbvio que é preciso avaliar sua empresa ou projeto inteiramente. Pelo menos, nas partes que tangem ao seu projeto, nesse caso.

Pense que você precisa ver como está e analisar o desempenho é mais simples do que parece.

Utilize ferramentas da sua própria empresa e avalie assertivamente onde você está para ter claridade de onde quer chegar.

É fundamental medir o desempenho atual para poder alinhar com todos os envolvidos os passos que serão tomados com os FCS e por quê.

Defina prioridades

Tenha um número limitado de Fatores Críticos de Sucessos.

Mesmo não havendo uma regra sobre o número de FCS, é importante priorizar sua atenção. Ter foco de verdade.

Sendo assim, limite seus Fatores até cinco ou menos. Além do foco, ajuda a ter máximo impacto e um direcionamento mais limpo e qualificado.

Lembre-se: quando se prioriza tudo, nada é prioridade.

Identifique como você irá monitorar e medir cada um dos FCS

Uma das maneiras mais úteis de fazer esse monitoramento é transformá-los em Indicadores, montando relações e, dependendo do caso, até planilhas para acompanhar essa evolução.

Claro que são variáveis. Então, é de caso a caso. Em alguns cenários você terá KPIs claras como “Conversão de Clientes” ou “Melhorar o número de clientes com boa experiência conosco”. Esses são claramente transformáveis em Indicadores.

Comunique às áreas importantes da empresa

É bem simples: se seus FCS impactam diversas áreas na sua empresa, elas tem que saber.

Dessa forma, você garante que todos estejam alinhados e garante o foco no projeto, processo ou negócio e evita desperdícios, esforços desnecessários e recursos em áreas menos importantes no momento.

Com esse alinhamento, você torna os esforços conjuntos e os objetivos comuns a todos. E, é claro, deve sempre se fazer a manutenção dessa comunicação.

Faça avaliações periódicas

Mantenha seus FCS monitorados e com datas de reavaliação. Assim você garante seu desempenho. Consegue saber sempre como está trilhando seu caminho para o sucesso.

Mesmo que os Fatores Críticos de Sucesso sejam às vezes menos tangíveis que os objetivos mensuráveis, é importantíssimo manter seu desenvolvimento. A final de contas, eles são Críticos para o seu Sucesso.

Exemplos de Fatores Críticos de Sucesso

Em Planejamento

• Entendimento das oportunidades e fraquezas do seu projeto;
• Colaboração do time;
• Mensuração correta de variáveis que afetam o projeto, como por exemplo sazonalidade.

Em Gestão e indicadores

• Ações e estratégias para a melhoria da imagem perante a sociedade;
• Alta produtividade;
• Alto nível de recursos financeiros;
• Atendimento rápido ao cliente;
• Bom relacionamento com os fornecedores;
• Canais de distribuição e logística adequados;
• Como é o mercado dentro do qual meu negócio está inserido?
• Como está sendo feito meu controle de custos?
• Como posso alcançar a vantagem competitiva em relação a meus concorrentes?
• Como posso inovar a cartela de produtos e serviços?
• Conhecimento do mercado;
• Controle e contenção de gastos;
• Desenvolvimento das habilidades dos colaboradores;
• Equipamentos disponíveis;
• Estratégias de marketing assertivas;
• Excelência na gestão de projetos;
• Expertise em campanhas promocionais.
• Expertise no controle de custos;
• Expertise nos canais de distribuição e logística;
• Imagem com os stakeholders;
• Infraestrutura, maquinários e equipamentos adequados às atividades desenvolvidas;
• Linha de produtos/serviços de qualidade;
• Localização geográfica privilegiada;
• Parcerias estratégicas;
• Quais processos podem levar à melhoria da administração do meu negócio?
• Quais são os equipamentos à disposição do meu negócio?
• Quais são os pontos em que o atendimento ao cliente deve melhorar?
• Qualificação da administração;
• Relacionamento com os fornecedores;
• Reputação de solidez financeira;

Fatores Críticos de Sucesso por Rockart

Outra forma de analisar os FCS é de acordo com Rockart. Ele encara quatro áreas que impactam ou podem afetar o negócio ou projeto de forma objetiva. Veja:

• Indústria: Como a minha indústria pode fazer para manter sua competitividade tendo em vista aos atributos individuais dela?
• Ambiental:  Como o ambiente pode influenciar meu empreendimento de forma que leve ao sucesso?
• Estratégico: Posicionamento de Marca e de Mercado. Como sua empresa pode se destacar, quais processos sobem o negócio de posição e como fazer esse processo.
• Temporal: Particularidades do negócio. No geral, envolve gestão de pessoas, gerenciamento de processos e outros problemas internos.

Levando em conta esses quatro campos, monte sua lista pensando em alguns FCS que se encaixam neles e monte suas metas.

Tenha em mente que ilustramos e simplificamos o que ele disse. Sua análise é muito mais extensa e profunda sobre as áreas e como funcionam.

Fatores Críticos de Sucesso em áreas específicas

• Indústria Automobilística: design do modelo, cumprimento com a legislação ambiental, rede de distribuição eficiente e economia de combustível.
• Indústria de Informática: inovação, qualificação das vendas e da literatura para o usuário e User Experience, ou seja, a dificuldade ou facilidade de usar determinados produtos.
• Indústria Alimentícia: impacto da propaganda, logística da distribuição de produtos bem executada.
• Empresas de Treinamento e Capacitação: capacitadores com competência reconhecida, qualidade de ensino, sanitização e tamanho da base de clientes, atenção à atualidade e suas inovações, bom posicionamento de marca.
• Universidades, Faculdades e Escolas de Negócios: Competência qualificada de seus mestres, além de saúde, sanitização e tamanho da base de prospects, alunos e clientes.
• Empresas de Alta Tecnologia: capacidade da gerência para atuar em ambientes competitivos, habilidade de inovação e renovação, marketing tecnológico bem administrado e completo, boas relações com a comunidade científica e tecnológica.
• Indústria Farmacêutica: entendimento de processos e realizações bem executadas, certificações de qualidade, técnicas compatíveis com a legislação do local e de primeira linha.

Como você pode ver, esses são alguns tocantes genéricos de cada ramo mas, por exemplo, uma automobilística deve ter carros com um bom design. Isso se converte em popularidade do veículo. Ninguém quer ter um carro feio.

Da mesma forma, o ramo alimentício deve se preocupar com a logística de seus produtos. Eles são perecíveis e se um lote inteiro estragar, é dinheiro perdido.

Entender essas nuances de cada área é importante para que você possa identificar claramente seus Fatores Críticos de Sucesso.

Agora vamos ver uma área diferente: o ramo de órgãos públicos.

Fatores Críticos de Sucesso em organizações públicas

Dentro do âmbito das organizações públicas, trazemso como exemplo oTribunal de Contas da União (TCU). Alguns FCS que usam:

• Atender as expectativas da sociedade e do Congresso Nacional em relação às atividades de controle externo.
• Manter-se na vanguarda de métodos, técnicas e tecnologias de controle externo.
• Priorizar ações de controle em áreas de risco, relevância e materialidade.
• Avaliar a regularidade, efetividade e economicidade da prestação dos serviços públicos.
• Monitorar o cumprimento e o impacto das deliberações do TCU, avaliando os resultados delas decorrentes.

Percebe como não é tão diferente assim dos FCS que vimos? A organização preza pelo desenvolvimento contínuo, monitoramento e entrega de seus resultados.

Tendo que lidar com Contas da União é importantíssimo ter esses valores em mente quando se planeja.

Fatores Críticos de Sucesso de um projeto ou processo

Outra estudiosa que dissecou os FCS foi Castellani.

Segundo ela, Fatores Críticos de Sucesso são meios de identificar o progresso no sentido de um resultado bem-sucedido e existem dois tipos relevantes: fatores do processo e do projeto.

Os Fatores Críticos de Sucesso do processo são aqueles associados à estratégia utilizada para alcançar o sucesso.

Entre eles se incluem ferramentas, técnicas, processos e procedimentos usados para definir, planejar, executar e concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.

Castellani descreve os FCS e seu processo, mas desejamos deixar o texto mais simples sem alterar suas ideias. Também adicionamos algumas notas para esclarecer seus pontos. Então, chegamos na seguinte fórmula:

• São definidos os objetivos, resultados e benefícios do projeto.
• Um responsável pelo projeto é indicado para manter seu apoio e compromisso com o sucesso do mesmo.
• As áreas afetadas e/ou colaboradores interessados pelo projeto são consultados e informados regularmente sobre seu andamento.
• É formada uma equipe adequada e são utilizados os conhecimentos técnicos corretos.
• Existe um plano elaborado e programado cuidadosamente que é mantido atualizado.
• Todos os envolvidos entendem os procedimentos de controle para o monitoramento e o acompanhamento do progresso dos FCS e do projeto.
• São mantidos processos de aprovação e assinatura do projeto.
• Os riscos do projeto são revistos e monitorados regularmente.
• Os problemas do projeto tem que ser resolvidos prontamente no nível administrativo adequado.
• Estão estabelecidos procedimentos de prestação de contas e comunicação que funcionam bem.

Com esses passos bem definidos, fica muito mais fácil, prático e rápido de se estruturar um projeto.

Um exercício legal de se fazer é listar aquilo que você considera como Fatores Críticos de Sucesso nos projetos que você está gerindo ou que está trabalhando.

Depois, os traduza para indicadores para poder medir como anda a evolução do seu projeto. Assim você consegue ver se os FCS estão dentro daquilo que você definiu como métrica para medir seu desempenho e desenvolvimento.

Você poder da uma olhada na lista de Fatores Críticos de Sucesso para o S&OP que fizemos para se basear.

Quais seus benefícios no meu Planejamento?

Se você parar para perceber, existem em muitas relações de sucesso e fracasso uma causa e um efeito:

• Não garantir patrocínio da alta diretoria (causa) faz com que meu S&OP não amadureça ou acabe (efeito)
• Errar feio no plano de demanda (causa) pode trazer falta de produto ou excessos de estoque (efeitos)
• Não planejar a produção (causa) pode trazer setups desnecessários e diminuir a eficiência (efeitos).

No nosso caso, quando não se avalia os fatores críticos de sucesso de forma apropriada (causa), não se encontra o modelo ideal de negócios (efeito).

Na verdade, sequer se entende as questões mais relevantes para o desenvolvimento da sua empresa ou projeto (outro efeito) e até tem-se a falha de diversos processos e projetos que poderiam ser corretamente implementados (mais outro efeito).

Como falei antes, entender realmente todas as variáveis é trabalhoso e exige aplicação prática. Mas vai muito além de uma lista de metas ou objetivos.

As aplicações práticas dos Fatores Críticos de Sucesso são:

• Os gestores conseguem identificar informações que levam ao cumprimento das metas estabelecidas;
• Estabelecer os FCS auxilia o planejamento estratégico em todos os níveis e períodos. Ou seja, em curto, médio e longo prazo;
• As tomadas de decisão de todos os processos e áreas do negócio passam a ser direcionadas corretamente;
• Acompanhar a evolução do projeto ou processo passa a ser muito mais eficaz e simples.

Planejando o Futuro pensando no Presente

Quando começamos algum projeto ou negócio, por menor que seja, é muito comum a gente se comparar com os outros.

“Por que eles estão dando certo ao longo desses meses e eu não?”

É uma pergunta boa de se fazer e que ajuda, de fato, a se montar um FCS. No entanto, esse pensamento não deve ser um comparativo. Esse tipo de sensação pode te levar por água abaixo com infelicidade e frustração.

Pense só se grandes empreendedores como Steve Jobs ou Mark Zuckerberg tivessem se comparado com a IBM ou o Google (Orkut) na época em que começaram seus  empreendimentos.

Provavelmente não teriam andado com seus projetos de fato. E olha só no que deu.

Lembre-se: Os FCS te ajudam a chegar em seus objetivos.

Se você gostou desse post, dá uma lida sobre o que fazemos em O que é S&OP.