Sua empresa tem um processo de planejamento de demanda estabelecido, mas você não consegue os resultados esperados e os indicadores não parecem sair do lugar. A necessidade de melhorar esse processo é repetida reunião pós reunião, mas há falta de direcionamento para que isso aconteça de forma eficiente, elencando prioridades e definindo um plano de ação.
Soa familiar?
Processos de planejamento eficientes entregam tanto resultados financeiros como nível de serviço para suas vendas, ao ajudar o negócio a balancear corretamente os níveis de disponibilidade do produto (estoques) com a demanda do mercado.
O processo de Planejamento de Demanda já é adotado na maioria das empresas, mas, por muitas vezes, é implantado sem levar em consideração a realidade e as especificidades de cada operação, além de não haver definição clara dos objetivos esperados com esse processo.
Sem essas diretrizes, os resultados esperados acabam por não ser alcançados, simplesmente por não levar em consideração que esse processo é feito por pessoas, e que tempo é um recurso limitado no ciclo de planejamento.
Devemos, portanto, priorizar o tempo investido do time para focar nos pontos de maior relevância para o negócio.
Definir prioridades e alocar recursos de forma correta é um ótimo jeito de causar o melhor impacto possível nos indicadores com o tempo de análise disponível. Mas podemos atribuir a eficiência do planejamento de demanda a muitos fatores, como podemos ver a seguir.
Por que preciso planejar minha demanda?
Quanto minha empresa pode vender nos próximos meses?
Independente do setor em que você se encontra, ou de qual tipo de produto você oferece para o seu cliente final, essa é uma pergunta que precisa ser respondida constantemente para preparar toda a sua operação.
Assim, a sua empresa será capaz de atender à demanda do mercado e não perder oportunidades de vendas futuras ou gerar custos excessivos para assegurar a entrega dos pedidos.
Oh Planejamento de Demanda é o processo responsável por tentar responder essa pergunta da forma mais assertiva possível. Ele, junto de outros processos que agregam perspectivas diferentes para o planejamento, é uma das cinco etapas clássicas do S&OP.
Passo a passo de como fazer um planejamento de demanda
Um processo padrão de Planejamento de Demanda engloba diversas etapas, mas tem seu início na coleta de informações que serão úteis para a sua estimativa.
Ele termina com a concepção do plano oficial de demanda irrestrita.
Vamos passar, resumidamente, por cada um desses passos para chegarmos ao número final.
Preparação de Dados e Análises de Indicadores
Tão importante quanto o próprio planejamento, é que o time responsável por essa função tenha todas as informações necessárias para poder estimar o futuro de forma mais precisa.
Essa necessidade vai não apenas de ter à disposição dados históricos e informações cadastrais do seu portfólio e malha logística, mas passa também pela medição e análise dos indicadores de planejamento.
Para aumentar a qualidade dos dados históricos, por exemplo, recomenda-se o ajuste de outliers e a inclusão da venda potencial como componente para a previsão, permitindo uma visão realista da demanda que podemos esperar para o horizonte de planejamento.
Já o cálculo e análise de indicadores como Forecast Accuracy (FA), Bias, Forecast Value Added (FVA), quando ponderados, nos ajudam a identificar oportunidades e focar os esforços na parte do portfólio mais relevante financeiramente para a empresa ou que tem a maior incidência de erros de planejamento no passado, por exemplo.
Veja mais sobre isso no nosso artigo “Como medir seu planejamento de demanda”.
Estatística
A base de todo planejamento consiste em tentar entender padrões históricos para prever comportamentos futuros.
A análise estatística é uma ferramenta que cada vez mais se torna necessária nos processos de planejamento.
Isso acontece devido ao crescimento da quantidade de dados disponíveis de forma exponencial de acordo com os avanços em tecnologia.
A utilização de modelos simples, como a média móvel, é um bom ponto de partida, caso seu processo ainda não conte com esse tipo de análise.
Porém, atualmente, há modelos mais avançados que se encontram facilmente disponíveis no mercado, desde a fórmula de ETS, no Excel, que utiliza um algoritmo de Suavização Exponencial, até ferramentas mais complexas que utilizam Inteligência Artificial/Machine Learning, adicionando outros fatores à previsão.
Colaboração
Um bom processo de planejamento de demanda conta com o engajamento de outras áreas que serão clientes do plano e, consequentemente, também têm suas rotinas e metas afetadas em caso de mau planejamento.
Para citar alguns exemplos, áreas como Comercial e Marketing podem colaborar positivamente com diferentes perspectivas de mercado, informações sobre o portfólio, ou sobre a carteira de pedidos durante essa etapa.
Demanda Irrestrita
O consenso sobre a Demanda Irrestrita é um dos principais marcos do Planejamento de Demanda. Para que ele aconteça, é necessário que todas as áreas presentes no processo decisório estejam cientes das principais mensagens e impactos com o desdobramento do plano oficial.
É fundamental saber como fazer reuniões de consenso eficientes.
A priorização dos tópicos de discussão e a apresentação das análises devem ser claros e objetivos, uma vez que não há tempo hábil para avaliar tudo no maior nível de detalhe possível.
Visões gráficas e padronizadas, assim como exemplos práticos, ajudam a fixar a mensagem na cabeça dos envolvidos.
É recomendável também estabelecer uma ata acessível a todos, com todas as premissas discutidas e decisões tomadas durante a reunião.
Divulgação
O último passo do Planejamento de Demanda, e crucial para o prosseguimento do processo de S&OP, é a comunicação do Plano de Demanda Irrestrito para as áreas clientes e para as áreas fornecedoras dentro da sua cadeia de suprimentos.
Essa etapa é a chave para o alinhamento do negócio em cima de um único objetivo: atender a demanda prevista minimizando todos os custos possíveis.
É necessário que todas as decisões tomadas e os impactos gerados por elas no horizonte de planejamento estejam destacados, bem como as premissas assumidas para justificar essas ações.
Elementos de um planejamento de demanda eficiente
Agora que estabelecemos os fundamentos de um bom planejamento de demanda, podemos ainda destacar detalhes que mudam o nível de maturidade desse processo, tornando-o, de fato, mais eficiente.
Tenha um time que reúna as habilidades necessárias
A equipe responsável pelo planejamento deve ser multidisciplinar, mas, sobretudo, reunir as habilidades certas para conduzir o processo. Você deve se rodear de pessoas que apresentem competências como capacidade analítica e pensamento crítico, além de soft skills como liderança e condução de reuniões.
Ferramenta Estatística
Como falamos anteriormente, faz parte do processo de planejamento a análise do passado para estimar o futuro. Porém, há limitações para o que conseguimos fazer com ferramentas mais simples, como o Excel.
Atualmente, no mercado, estão disponíveis ferramentas que, além de ajudar também em outras etapas do planejamento, conseguem fornecer uma variada gama de modelos estatísticos que são capazes de avaliar desde variáveis como tendência, nível e sazonalidade, até modelos que incorporam elementos de AI/Machine Learning, tudo para melhorar a previsão do período futuro. Além disso, essas ferramentas também conseguem, por muitas vezes, facilitar a identificação e tratamento de outliers no histórico, agregando ainda mais qualidade aos seus dados para análise.
Esse é o caso do Plannera Demand.
Essa ferramenta consegue escolher automaticamente o melhor modelo de previsão para cada família de SKUs a partir de dados históricos por meio do uso de Séries Temporais e modelos avançados de Machine Learning.
Ainda, a plataforma permite a você ter uma visão geral dos principais indicadores que comentamos neste texto e é intuitiva o suficiente para outras áreas participarem facilmente do processo de Colaboração.
Matriz ABC/XYZ
Priorização é a palavra-chave aqui.
Todos que conhecem o processo de planejamento de demanda já se depararam com alguma classificação ABC para o portfólio disponível. Seja por volume, receita ou margem, essa segmentação permite que gastemos mais horas analisando os itens mais relevantes, seguindo critérios do negócio.
É possível, no entanto, adicionar mais uma camada à essa classificação.
Categorizar seu portfólio em “X” para itens que possuem menores erros de planejamento, passando pelo “Y” e chegando ao “Z”, para os itens com maiores erros, nos permite montar uma matriz ABC/XYZ, uma das maiores aliadas de um planejador para guiar não só as análises, ajudando na priorização do tempo, como também para priorizar discussões nas reuniões de consenso.
Não dê uma folha em branco para as áreas contribuírem com o seu número
Uma vez com as prioridades definidas e uma base estatística sólida, podemos facilitar a colaboração das demais áreas repassando um plano previamente analisado e ajustado, indicando exatamente quais os pontos de atenção e possíveis oportunidades que deverão ser o foco da colaboração.
Calcule o FVA
Muitas vezes deixado de lado, ofuscado pelo Forecast Accuracy, o Forecast Value Added (FVA) é um poderoso indicador que mede a eficiência do processo.
Seu valor consiste em medir a acuracidade de cada etapa do planejamento, permitindo análises de causas-raízes e ajustes no processo.
A finalidade aqui é uma melhoria contínua para que todas as etapas estejam agregando valor ao número final, em todas as camadas possíveis.
Um dos usos mais comuns do FVA é para avaliar se a colaboração dos times Comercial, Marketing, ou qualquer outro envolvido no processo decisório em cima do plano, está realmente contribuindo para um plano mais assertivo.
Estabeleça critérios claros para guiar as discussões na reunião de consenso
Lembre-se sempre: a reunião de consenso é, senão a única, uma das poucas oportunidades de reunir pessoas responsáveis pelas decisões sobre o plano. Faça valer a ocasião.
Todos os presentes devem ser apresentados, com clareza, aos critérios usados para priorizar as discussões. Aqui a palavra de ordem é otimização de tempo. Com todos os presentes alinhados quanto as premissas, menos tempo será perdido em explicações e mais será investido nas decisões importantes do ciclo.
Exemplos: famílias com FA abaixo da meta por 3 meses ou mais, SKUs com bias sempre na mesma direção por mais de 6 meses, só SKUs classe A/Z etc.
Boas práticas para não esquecer durante o seu planejamento de demanda
Além de elementos para melhorar a eficiência do processo, podemos também destacar dicas que ajudam o planejador a cumprir o seu papel de forma satisfatória do início ao fim do ciclo de planejamento.
Automatize o máximo de trabalhos manuais
O processo de planejamento é cíclico, e todas as atividades que precisam ser repetidas todas as vezes apresentam grande potencial para automatização. Avalie caso a caso e utilize as ferramentas disponíveis para deixar estruturas de dados prontas para receberem novas bases, liberando tempo para o que é importante: análise do plano e tomada de decisão.
Reserva de tempo na agenda para análise antes da reunião (sem interrupções!)
Priorizar seu tempo passa por reservar sua dedicação exclusiva para olhar para os números focado na estratégia e objetivos definidos, sem distrações de outras atividades rotineiras.
É essencial que em cada reunião o planejador apresente domínio sobre o plano e todas as justificativas para as variações esperadas.
Comece a reunião de consenso pelos indicadores, mas não se estenda
O início da reunião de consenso é o seu momento de maior atenção do quórum presente, e as discussões têm que ser o mais objetivas possíveis para servirem ao seu propósito: guiar o restante da apresentação sobre os pontos de maior relevância.
Tente limitar o tempo para os indicadores a 30% da reunião.
Comece pelos indicadores gerais, e depois foque nos pontos de atenção, introduzindo o contexto que será desdobrado durante o resto do encontro.
Para cada slide da reunião, coloque um header que declare a mensagem principal
O objetivo de um header deve ser chamar atenção para o principal ponto de atenção do que é apresentado.
Aqui, a palavra de ordem é síntese.
Procure ser sucinto e descrever o que os presentes devem saber sobre a análise apresentada, sem ser repetitivo com outras informações já exibidas.
Não se esqueça da ata!
Ter alguém do seu time construindo a ata ao longo da reunião permite que, no encerramento, todos os pontos possam ser repassados, garantindo que todos estão alinhados e de acordo com as decisões tomadas.
Conclusão
No final do dia, um planejamento de demanda eficiente passa, principalmente, por uma boa gestão de recursos: pessoas e tempo. Comece a mudança com passos pequenos, mas comece. Quanto antes, melhor.
Se a equipe de planejamento é pequena, ou há sensação de que o volume de trabalho é incompatível com o tempo disponível, é hora de trabalhar de forma inteligente e não necessariamente trabalhar mais.
Não tenha medo da tecnologia! Ela veio para ajudar – e muito! – no planejamento da demanda. Automatize tarefas manuais e veja seu tempo dedicado para análises crescer consideravelmente.
Conseguiu tempo para analisar? Ótimo! Agora use esse tempo da melhor maneira possível, priorizando os esforços nos pontos mais relevantes para as discussões do seu negócio e maximizando os impactos nos resultados esperados.
E se, ainda assim, estiver precisando de um empurrãozinho para começar, a Plannera pode te ajudar!
Tanto com ferramentas que auxiliam nas etapas do S&OP, quanto no desenho de processos mais eficientes, podemos te dar o apoio necessário para fazer a mudança acontecer dentro do seu negócio. Conte com a gente!
