Você gostaria de implementar o processo de S&OP na sua empresa e não sabe por onde começar?
Neste artigo, trazemos para você o melhor caminho para realizar o processo de implementação do S&OP na sua organização!
Para isto, o pontapé inicial é o entendimento do processo em si.
Afinal, o que é o S&OP?
O S&OP, que vem abrangendo cada vez mais empresas ao longo dos últimos anos, se faz importante pois proporciona o alinhamento entre áreas que participam de etapas como previsão de demanda, balanceamento desta demanda com disponibilidade de matéria prima, capacidades de produção e logística, disponibilidade de estoques, análises financeiras etc.
Todos estes aspectos, quando coordenados, direcionam a evolução do sucesso operacional e da lucratividade das empresas.
Comece pela dor
Antes de iniciar uma implementação de processo de S&OP, identifique quais são os problemas em questão da sua companhia.
Podem ser inúmeras dificuldades como, por exemplo, faltas de estoque, desalinhamento entre áreas, falta de integração entre as principais informações dificultando que este fluxo aconteça, erros de planejamento, falta de matéria prima, estoques em excesso, dentre muitas outras dores.
Venda a Solução
Identificadas as dores, quantifique-as!
Entenda os custos e veja quanto se perde com os problemas em questão. Esta é uma boa maneira de conseguir vender o S&OP internamente em sua empresa.
Com as dores do negócio quantificadas, torna-se mais clara a necessidade de um processo de S&OP e a importância deste como prioridade ao negócio.
Depois, disso um passo muito importante é: consiga aliados!
Para um S&OP ser implementado, é fundamental o apoio da alta diretoria.
Com o primeiro passo dado e as dores quantificadas, facilita-se a busca por aliados nas demais áreas da sua empresa.
Desenhe o seu S&OP
Para implementar o S&OP, recomendamos que esse processo seja desenhado da forma mais adequada ao seu negócio.
Assim, há quatro principais dimensões para direcionarmos a nossa atenção: Pessoas, Processo, Tecnologia e Data Science. Abaixo iremos abordar cada uma delas.
Pessoas
O processo de S&OP contará com a participação de diversas áreas da sua empresa, contando com um líder do processo de S&OP, com conhecimentos acerca dos processos, produtos e clientes, e normalmente alguns analistas e/ou especialistas.
Logo, é importante ter uma estrutura organizacional adequada que suporte este processo.
É fundamental que as demais áreas envolvidas na colaboração do processo, como Produção, Vendas, Compras, Logística, Marketing, Finanças, Gestão Executiva, tenham seus respectivos papéis e responsabilidades bem definidos. Ainda, é de extrema importância mantê-los engajados com o S&OP.
Desta forma, o headcount precisa estar dimensionado de maneira ideal, permitindo que o trabalho seja feito sem sobrecarga de atividades.
Além disso, cada um dos representantes idealmente possui perfis inerentes à sua participação no S&OP. Contudo, há também a possibilidade de treinamentos de capacitações específicas para que os profissionais se adequem às necessidades do processo.
Processo
Contamos com 5 principais etapas sucessivas constituindo o processo de S&OP: Coleta de dados, planejamento de demanda, planejamento de operação, análise de cenários e reunião executiva.
O processo de S&OP irá acontecer de forma cíclica e mensal, surgindo assim a necessidade da criação de um cronograma para o gerenciamento e controle da realização das atividades.
Desse modo, realize o mapeamento das atividades envolvidas em cada etapa do processo, alocando-as por área responsável ao longo dos dias úteis do mês. Ao final, você deverá chegar em um cronograma de atividades e reuniões replicável a todos os meses do ano.
O próximo passo está na atribuição dos papéis e responsabilidades de cada área na participação do processo de S&OP para que seja firmado o compromisso de execução de atividades dentro dos prazos, auxílio em tomadas de decisões, e a participação nas reuniões.
Parâmetros do processo de S&OP
Defina os parâmetros necessários ao processo de S&OP: nível de detalhe, horizonte de planejamento e matriz de decisão.
O nível de detalhe, ou, granularidade a ser adotada no processo passará a ser a “linguagem universal” utilizada por todos nos fóruns de S&OP, no intuito de agrupar os dados a serem lidados, sendo uma importante definição comumente estruturada em famílias de produtos inerentes ao negócio em questão.
O horizonte de planejamento, que representa o quão distante no tempo se deseja enxergar, normalmente é adotado como no mínimo 12 meses futuros.
A matriz de decisão funciona na priorização de esforços.
Technology
A aplicação das tecnologias certas ao S&OP viabilizam o atingimento de um processo maduro e eficiente, seja em tempo ou em acurácia. Falamos mais sobre tecnologias do S&OP neste artigo.
Agora você deve se perguntar… Preciso de tecnologia desde o começo?
A resposta é não, é possível começar trabalhando em excel, ir investindo e evoluindo aos poucos. Mas se quiser investir desde já, comece pelo Plannera Demand , a tecnologia que é aliada de qualquer planejador!
No Plannera Demand, você é capaz de fazer a colaboração entre as áreas de forma simples, fazer a previsão estatística da demanda, acompanhar os principais indicadores de acuracidade e até analisar a possível demanda de novos produtos!
Data Science
Podemos resumir Data Science como um conjunto de técnicas para a extração de informações através de dados, apoiando assim tomadas de decisões do processo de S&OP, como decisões de melhores modelos estatísticos de previsão de demanda futura; quando e quanto pedir (política de estoques), correção de qualidade de dados; dentre muitas outras aplicações.
No planejamento de demanda, você pode utilizar inicialmente modelos simples de previsão como média móvel, método descomplicado e de fácil entendimento, ou o método ETS no Excel.
Existem diversas camadas de análise no planejamento através de Data Science, sendo recomendado começar determinada previsão de demanda pelas etapas de Descrição e Diagnóstico no entendimento dos “porquês” de um histórico passado para em seguida ser possível prever o futuro.
Não tente ir direto para a previsões avançadas e para a etapa de prescrição pois para um processo de S&OP recém implantado ainda falta maturidade.
Se quiser, pode tentar começar a coletar dados para estudos futuros, como estruturar ações de marketing em tabelas.
Defina como vão medir o resultado
Não adianta rodar o processo de S&OP sem medí-lo!
A utilização de indicadores irá permitir avaliar a eficácia do processo, acompanhar o atingimento de metas e proporcionar a possibilidade de melhorias.
O estabelecimento de um caso base de indicadores, ou seja, uma “foto” dos resultados de um determinado momento é importante para que posteriormente seja comparado e provado o seu valor, garantindo que o esforço investido no S&OP compensou.
Comece!
A implementação do processo de S&OP envolve a realização de mudanças de processos, ou seja, na forma de trabalho das pessoas envolvidas. Desta forma, pode haver demora para que os resultados comecem a vir.
Tenha paciência e gerencie as expectativas.
As 3 primeiras reuniões de S&OP vão ser difíceis.
Persevere!
Após a implementação do processo os fóruns iniciais acontecerão de forma piloto, com necessidades de feedbacks internos para ajustes a fim de se modelar o formato a ser adotado pela sua empresa.
Coloque metas realistas de como você quer que o processo de S&OP esteja depois de 3 meses. É importante a definição de quais áreas irão participar, quais indicadores são medidos, quais análises serão realizadas, se estarão implementadas e quais ferramentas teremos para trabalhar. Assim, existirão objetivos a serem alcançados até o fim deste período.
Crie um roadmap de evolução, “estacionando” as boas ideias para o futuro, mas que não podem ser executadas agora. O roadmap também ajuda a gerenciar expectativas, colocando datas nos desejos de evolução do processo.
Para o seu primeiro ano de S&OP, recomendo ter em mente os Fatores Críticos de Sucesso do S&OP.
