Frequentemente, nos deparamos com essa pergunta quando estamos implantando ou revisando processos de S&OP e Planejamento da Demanda.
É um detalhe que parece bobo, mas gera discussões enormes, principalmente quando o Forecast Accuracy (ou o seu primo “copo meio vazio”, o WMAPE) está na meta individual do time.
A resposta curta é: Pedidos contra Demanda Irrestrita e Faturamento contra Demanda Restrita.
Mas tem alguns asteriscos nessa resposta, então vamos olhar um pouco mais no detalhe, começando pela primeira pergunta que você deveria se perguntar.
O que você está tentando medir?
Outro jeito de colocar a mesma pergunta, dado que estamos falando de erro de planejamento, é: o que você está tentando prever?
Se a sua resposta for algo como “a demanda do mercado”, ou “o que meus clientes vão querer comprar de mim”, então você está tentando prever o que chamamos de Demanda Irrestrita (DI).
A Demanda Irrestrita representa tudo que você conseguiria vender se não houvesse nenhuma restrição de capacidade, como pouca capacidade na linha de produção, ou falta de matéria prima, por exemplo.
Mas se a sua resposta for “o que vamos vender”, então estamos falando da Demanda Restrita (DR), ou seja, qual é a demanda de mercado que nós de fato pretendemos atender.
A diferença entre a Restrita e a Irrestrita é – não surpreendentemente – sua restrição de atendimento.
Você poderia, por exemplo, prever que o mercado vai querer comprar 100 unidades de um determinado produto, porém descobrir que sua área de Operações só consegue entregar 90. Logo, não faria sentido seguir contando no seu S&OP com a venda de 100, apesar de valer a pena ter os dois números registrados para sabermos o potencial de vendas que estamos deixando na mesa por falta de capacidade.
Medindo o Forecast Accuracy da Demanda Irrestrita
Dado que estamos falando do que o mercado quer de nós no Plano, também devemos buscar nos dados reais o que mais se aproxima dessa definição. Normalmente, os pedidos!
Porém, devemos prestar atenção em alguns problemas que a base de dados de pedidos costuma ter.
O mais comum são os pedidos repetidos. É comum acontecer que clientes que tenham um primeiro pedido não atendido em um dia, coloquem o mesmo pedido novamente alguns dias depois, sem necessariamente cancelar o anterior.
Isso se agrava quando o cliente tem alguma forma de VMI, que automaticamente dispara os pedidos de reposição de estoque. Se a área responsável por gerir a carteira não pegar estas duplicações, a base de pedidos acaba inflada.
Algumas empresas também têm de lidar com pedidos “guarda-chuva”, com grandes quantidades que, na prática, serão vendidas ao longo de vários meses. Isso também infla artificialmente a demanda real do mês do pedido.
Esses problemas são contornáveis se conseguirmos combinar bem o jogo com a área responsável por cuidar da carteira (normalmente o Administrativo de Vendas, ou Customer Service).
Se deixarmos claro para que usamos esta informação e por quê é importante termos uma visão fidedigna de qual foi a real demanda de mercado, não é difícil deles prestarem a ajuda que precisamos!
Mas, como o seguro morreu de velho, também vale acompanhar mensalmente a diferença entre a base de pedidos e a base de faturamento.
Não só porque isto nos ajuda a garantir a qualidade de dados dos pedidos, mas porque também nos estimula a entender no detalhe por que a demanda do mercado não está sendo atendida.
Se quiser um jeito simples de calcular o Forecast Accuracy e o WMAPE, dê uma olhada na planilha de cálculo desses indicadores que fizemos para você!
Medindo o Forecast Accuracy da Demanda Restrita
Como vimos mais acima, a Demanda Restrita é o que planejamos vender de fato, após todas as restrições de capacidade. Neste caso, a base de dados reais que mais se aproxima desta definição é seu histórico de notas fiscais, sua base de faturamento.
Essa costuma ser bem mais confiável do que a base de pedidos, já que é alvo de constantes análises contábeis e financeiras.
Quem não presta atenção em quanto dinheiro está entrando no caixa no fim do mês, certo?
O principal cuidado a se tomar aqui geralmente são as devoluções e as transferências dentro da própria empresa, mas estes são problemas fáceis de resolver.
Indo além do que está nos dados
Dependendo da situação, pode ser que a demanda de mercado tenha sido ainda maior do que sua base de pedidos pode te dizer. Isso acontece quando temos ruptura de estoques – faltas de produto – por um tempo significativo.
Nesses casos, seu cliente pode simplesmente desistir de você e parar de pedir.
A demanda ainda está lá, ele ainda quer seu produto, mas não indica mais isso na forma de pedidos. Ou seja, não há registro no seu ERP de que aquele cliente queria aquele produto.
Nesses casos especiais de falta crônica, podemos estimar a demanda real pelo histórico.
Um jeito simples de fazer isso é usar a média diária histórica deste cliente em momentos em que havia o produto no estoque para estimar quanto ele teria pedido nos dias de falta.
De qualquer maneira, meça!
Não nos leve a mal, não queremos te desanimar!
As dificuldades em medir o erro são pontuais e acontecem principalmente em casos de DI diferente de DR, ou em casos de rupturas de estoque não previstas.
Esses casos normalmente não são a regra, e sim a exceção, o que diminui bastante os problemas listados neste artigo.
O exercício de medir Plano versus Real é fundamental para o processo de Planejamento de Demanda.
A análise dessas questões de demanda, pedido e faturamento ajuda o time de S&OP a entender melhor os problemas de atendimento da operação.
Então, monte sua base de planos, pedidos, faturamento e rupturas e comece a medir!
