Você enxergou diversos problemas na sua empresa devido à falta de planejamento: clientes insatisfeitos, gastos altos com estoques e transportes emergenciais, pagamento de horas extras aos funcionários…
E, pensando nisso, fez um benchmarking com outras empresas e procurando soluções no Google.
Por fim, você teve a ideia de estruturar um processo de S&OP na sua empresa.
Agora, como montar um time para atuar nesse processo? São várias áreas que fazem o planejamento da empresa, devemos ter um profissional de cada uma delas?
Marketing e Vendas vão ter que pensar também na capacidade produtiva da equipe de Produção?
Calma, não é bem assim que acontece.
A seguir, iremos trazer uma introdução sobre o Planejamento de Vendas e Operações para reforçar o conceito. Em seguida, partiremos para quais áreas devem participar de todo o processo e quais as suas atribuições dentro dele.
O que é S&OP
S&OP é uma sigla proveniente do termo em inglês Sales and Operations Planning que na nossa língua fica como Planejamento de Vendas e Operações.
Nós já temos alguns materiais explicando mais a fundo o que é S&OP e quais são as 5 etapas desse processo, por isso, nos atentaremos menos a essas partes, mas daremos uma noção geral sobre elas.
O Planejamento de Vendas e Operações foi pensado dentro de um cenário econômico complexo, em que pequenos erros implicam em grandes perdas para as empresas.
Em linhas gerais, trata-se de um processo que olha para toda a cadeia de produção e venda do produto de maneira integrada.
Como objetivo, ele visa diminuir a incerteza e equilibrar três custos principais: o custo da falta, o custo do excesso e o custo da pressa.
O custo da falta está relacionado ao quanto se deixa de ganhar por não ter um produto disponível para o cliente quando esse deseja comprar. Assim, não só o faturamento final é menor, como o consumidor sai com uma associação negativa com relação à marca.
O custo do excesso, por sua vez, é oposto ao primeiro e acontece quando há mais produtos prontos do que demanda para adquiri-los. Com isso, há um encarecimento dos gastos com armazenagem e maior capital de giro empatado em estoque, por exemplo.
Já o custo da pressa está relacionado aos gastos, por exemplo, com logística por usar meios mais rápidos e, por conseguinte, mais caros para entregar os produtos a tempo. Ou a ineficiência de ter que parar inesperadamente a linha de produção para produzir rápido algum item que está atualmente em falta.
Quais áreas participam/devem participar do Planejamento de Vendas e Operações
Agora temos já uma noção do que é o S&OP e a sua importância para as empresas nos dias de hoje, vamos partir para o início do planejamento. Quais são as áreas que devem participar do processo?
Tudo depende de cada empresa, em alguns casos, algumas áreas são necessárias enquanto em outras não. Aqui, mostraremos quais setores, na maioria dos casos, participam do processo de S&OP e como.
Em geral, as áreas participantes são S&OP, Logística, Produção, Marketing, Comercial e a Diretoria Executiva, cada um com um papel diferente que será explicado a seguir.
S&OP
A área de S&OP é a responsável principal pelo bom andamento do processo de S&OP. Em alguns lugares, podemos ver essa área sendo chamada de PIVO, SIOP, IBP ou Planejamento Integrado também.
É nela que mora o Líder do S&OP, que possui uma função de grande relevância por ser responsável por coordenar e garantir todo o processo.
A área como um todo é o contato principal para questões relacionadas ao planejamento integrado da cadeia de suprimentos, atuando como um “meio de campo” entre as diversas funções de planejamento da empresa.
Além disso, é responsável por:
- Apresentar e monitorar as informações do plano de demanda de forma concisa e visual, em geral, por dashboards e gráficos;
- Garantir a conexão entre a execução operacional e a estratégia da companhia;
- Dar uma visão financeira, pragmática, e baseada em dados para a tomada de decisão;
- Levantar restrições operacionais e possíveis soluções para as mesmas;
- Gerar planos de ação para melhorar questões ligadas ao planejamento.
Logística
A área de logística possui um papel bastante importante no S&OP, principalmente para que a empresa não incorra no Custo da Pressa.
Ela geralmente é o contato principal para informações e problemas relacionados a transporte e armazenagem.
Muitas vezes esta área está incluída em um contexto maior, em uma área de Supply Chain, que por sinal é frequentemente onde a área de S&OP se encontra.
Mas falando especificamente do papel da Logística no Planejamento de Vendas e Operações, ela é normalmente responsável por:
- Verificar restrições futuras para as capacidades de transporte dado o plano de demanda, como transferência entre fábrica e CDs, distribuição para o cliente final;
- Verificar restrições de armazenagem, dadas as projeções de estoques de produto acabado e matéria prima;
- Propor soluções para possíveis restrições, como fretes spot ou armazéns temporários;
- Levantar os custos das alternativas propostas para apoiar na tomada de decisão;
- Apresentar e medir indicadores que constituem premissas fundamentais para o planejamento de sua área, como ocupação média dos caminhos e percentual de frete aéreo, por exemplo.
Se você estiver em dúvida sobre o que é Supply Chain, já temos um texto no blog para você sobre o assunto.
Produção
A área de Produção é a responsável principal pela elaboração do Plano Mestre de Produção (MPS). Esse, por sua vez, conversa diretamente no nível tático com o S&OP, bem como o sequenciamento, que é mais detalhado e próximo da camada de execução, portanto normalmente mais associado ao S&OE.
Além disso, também é comum que o time de Produção cuide do planejamento estratégico de expansão de capacidade fabril, bem como do planejamento de necessidades de matéria prima.
O setor de Produção tem, também, como funções no processo de S&OP:
- Elaborar o plano mestre de produção e reportar possíveis restrições;
- Avaliar alternativas para atender as restrições de capacidade, como turnos extras ou terceirização;
- Garantir que o sequenciamento fino da produção respeita as diretrizes gerais do MPS, alinhadas no S&OP;
- Projetar necessidades líquidas de compra de insumos;
- Apresentar e medir indicadores que constituem premissas fundamentais para o planejamento de sua área, como OEE, por exemplo.
Marketing
A equipe de marketing junto com a equipe de comercial/vendas são responsáveis diretas por adicionar os dados que têm e sua expertise aos dados frios recebidos do time de S&OP obtidos por meio de previsões estatísticas.
Dessa forma, podem apresentar um pico de demanda em um determinado período por conta de uma campanha planejada para essa época ou porque o seu conhecimento mostra que quando um evento X acontece, os pedidos tendem a ser feitos em uma segunda ao invés de uma sexta como seria o comum.
Ainda, são responsáveis por:
- Estruturar um plano de ações de marketing futuras, preferencialmente estimando seu impacto na demanda;
- Colaborar com o processo de planejamento da demanda, ajudando a criticar e construir o plano de demanda irrestrita;
- Avaliar a performance de ações passadas no que diz respeito ao impacto na demanda;
- Garantir que premissas macro de mercado, como o Market share, estão razoáveis no planejamento da demanda;
- Apoiar na previsão de lançamentos e re-desenhos de produto;
- Apoiar a atividade de Gestão de Portfólio, ajudando o time de S&OP a saber quais produtos devem entrar em phase out e alinhar esta descontinuação com o restante dos envolvidos.
É o contato principal para entender o que está acontecendo com a demanda real, o consumidor final.
Comercial / equipe de vendas
Como dito acima, o time comercial adiciona informações às previsões estatísticas da equipe de S&OP.
Sua colaboração é extremamente importante, trazendo para a mesa do planejamento da demanda o “feeling” de mercado.
Além disso, deve:
- Validar e revisar previsões de vendas para sua região ou carteira de clientes/produtos;
- Estruturar um plano de ações comerciais, como descontos, bem como estimar seu impacto no volume de vendas;
- Trazer para o planejamento informações externas relevantes do canal de vendas, como sell out e estoques no canal;
Diretoria Executiva
A Diretoria Executiva é responsável por dar a palavra final no S&OP. Sendo assim, atua, principalmente, na última etapa do processo, tendo que lidar com as decisões a serem tomadas.
Dessa forma, recebe todas as informações importantes e necessárias para definir com o máximo de assertividade possível o plano final.
Ainda, é o principal contato para resolução de disputas em todo o processo de S&OP, dado que é frequente ter que tomar decisões que acabam prejudicando os KPIs de uma área específica tendo em vista o bem maior da empresa.
É, também, responsável por fazer a empresa seguir o plano final do S&OP, conhecido como plano de demanda restrita, e os planos gerados.
Algo que é de suma importância no início da implementação do Planejamento de Vendas e Operações é mostrar para a Diretoria Executiva o valor do processo.
Isso porque uma reunião demorada com todos os chairmen / chairwomen é muito cara para a companhia e devemos mostrar que as decisões ali tomadas valem o tempo de todos.
Sendo assim, pode ser um desafio não só reunir todos como estabelecer um processo mensal acerca do S&OP.
Financeiro
Em qualquer escala de maturidade de processos de S&OP, a integração com Finanças geralmente é sinal de alta maturidade.
Costuma ser um dos últimos passos a serem tomados, visto que os problemas mais básicos de balanceamento de volume ofertado e demanda geralmente tomam boa parte do foco inicial do planejamento.
Entretanto, como o S&OP é fundamentalmente um processo tático de tomada de decisão, e que para isso tem que envolver várias áreas que acabam falando “línguas” diferentes, o Financeiro traz o papel fundamental de “língua franca”, convertendo a maior parte das decisões a indicadores com os quais todos da empresa podem se identificar.
Esta área agrega no S&OP ao:
- Integrar o planejamento da demanda às projeções financeiras anuais ou trimestrais;
- Apoiar na valoração nas tomadas de decisões operacionais;
- Garantir que os principais dados mestres financeiros usados no planejamento estão certos, como preço bruto, margem líquida e CMV;
- Apoiar nas análises de causa raiz de custos extras ligados ao mau planejamento;
- Ajudar a manter a tomada de decisão focada nas métricas principais da empresa, como faturamento e EBITDA por exemplo.
Outras áreas
Como dito anteriormente, em alguns casos, outras áreas são necessárias na participação do processo, como Gestão de Recursos Humanos ou T.I..
Nesses casos, os setores atuariam agregando mais informações ao Plano de modo a torná-lo ainda mais preciso e abarcando mais restrições possíveis. Dessa maneira, proporcionariam dados como produtividade da equipe, tempo para resolver problemas com um software ou um hardware ou investimentos futuros.
Os erros trazem custos à empresa, mas a participação de outras áreas depende muito do negócio, perfil e estrutura da companhia. Algumas informações podem não ajudar tanto no processo e só o tornariam mais demorado.
Quem cuida da política de estoques?
Há ainda no meio disso tudo uma responsabilidade que frequentemente é “órfã” de área e acaba recaindo sobre o S&OP.
É a geração e manutenção de uma Política de Estoques.
Esse processo é conhecido como Gestão Tática de Estoques e vai responder perguntas como: Quanto eu devo ter de estoque dentro de casa? E no canal de vendas? Qual é o nível de serviço ao cliente que este estoque me dá? Como está a saúde do meu estoque?
A Gestão Tática de Estoques é tão fundamental para o S&OP que muita gente inclui um “I” de “Inventory” na sigla SI&OP, para sublinhar sua importância!
Esta responsabilidade por vezes fica em alguma área de Logística ou Produção, mas é comum que seja negligenciada, por isso não podíamos deixar de mencionar.
Conclusão
Para terminarmos o nosso artigo, é importante ressaltar que não existe uma receita de bolo para o S&OP. Deve-se adaptar o Planejamento de Vendas e Operações de acordo com o cenário de cada empresa.
O que apresentamos aqui foi a abordagem mais comum e geral do S&OP, mostrando a sua importância, as áreas que participam do processo e qual o papel de cada uma.
Caso queira entender mais sobre como é o fluxo de todo esse planejamento, dá uma olhada no conteúdo que temos sobre as 5 etapas do S&OP. Juntando os dois, você conseguirá ter uma boa ideia de onde cada área descrita aqui se encaixa.
Em resumo, são muitas as equipes que participam do Planejamento de Vendas e Operações tornando mais complexo todo o processo, que vem se mostrando como algo extremamente necessário para empresas de médio ou grande porte nos dias de hoje.
Sendo assim, é necessário fazer uma boa gestão de todos esses times e fazer com que todos se integrem formando uma única companhia.
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