O que é a Reunião de Consenso e como fazer uma?
A reunião de consenso (ou Demand Review) é uma parte importante do processo de S&OP. É nela que analisamos e discutimos o planejamento de demanda até que ele faça sentido para todas as áreas envolvidas.
Antes de nos aprofundarmos sobre a reunião de consenso, precisamos entender o que é S&OP e quais áreas participam desse processo.
Nesse artigo, abordaremos o processo de S&OP e o papel da reunião de consenso nesse processo, além de discutir sobre seus benefícios e desafios.
Dito isso, vamos começar do começo!
O que é S&OP?
S&OP, ou Sales and Operations Planning, é um processo de planejamento colaborativo a nível tático, que alinha as áreas de demanda e operação em torno de um mesmo número.
Ele busca otimizar a tomada de decisão e aprimorar o desempenho de todos os setores da empresa, oferecendo um serviço de melhor qualidade aos clientes.
Para que seja efetivo, deve ser realizado regularmente, a fim de manter o alinhamento entre as diferentes áreas, considerando as capacidades e expectativas atuais de cada setor.
Em geral, ele é composto por 5 etapas: Indicadores e Dados, Planejamento de Demanda, Planejamento de Operações, Análise de Cenários e Reunião Executiva.
A reunião de consenso é uma das poucas etapas que faz parte de qualquer processo de S&OP.
Ela ocorre ao final do planejamento de demanda e é dela que sai o número base para o Planejamento de Operações.
O Planejamento de Demanda é composto por duas etapas: Estatística e Colaboração.
Estatística
O melhor jeito de começar a planejar o futuro é entendendo muito bem o passado e todas as lições que ele nos traz.
Quando olhamos para o futuro sem o benefício da perspectiva histórica podemos nos deixar levar pelo nosso otimismo e pelos nossos desejos sobre como o futuro deveria ser.
O estudo histórico de demanda e dos padrões que ele nos mostra nos ajuda a ter o pé bem firme no chão, a sermos mais realistas.
Há algumas décadas existe uma disciplina dedicada a entender estes padrões escondidos no passado e extrapolá-los para o futuro: a previsão estatística.
Com o avanço exponencial da capacidade de processamento de dados e o surgimento da área de Data Science, os modelos e ferramentas sofisticados que hoje surgiram, incluindo os da categoria de Inteligência artificial / Machine Learning.
Esses modelos têm o poder de entender o passado, extrair padrões e carregar para o futuro, formando uma base sólida para o nosso Plano de Demanda.
Colaboração
O objetivo desta etapa é buscar o máximo de informações de qualidade sobre a demanda futura.
Eventos como ações de concorrentes, surgimento de novos concorrentes, lançamentos de produto etc.
Muitas vezes estas informações só existem na cabeça do time Comercial ou de Marketing.
Precisamos garantir que estas informações sempre sejam adicionadas ao plano e que elas de fato agregam valor.
Indicadores como FVA ajudam a garantir que essa etapa do processo está de fato melhorando nossos indicadores de desempenho.
O que é uma reunião de consenso?
A reunião de consenso é uma etapa fundamental para o S&OP, envolvendo todas as áreas que tem influência significativa na demanda futura.
Ela é o marco final do Planejamento de Demanda, sendo conhecida também por outros nomes como Demand Review, Reunião de Demanda, Consenso etc.
O principal objetivo é discutir as principais mudanças no plano e construir junto com os colaboradores um bom Plano de Demanda Irrestrita.
Existem diversas variáveis que podem tanto elevar quanto diminuir o número da demanda irrestrita e por isso, precisamos analisá-las para garantir que o plano de demanda seja o melhor possível. Algumas dessas variáveis são, mudança de preço, ações da concorrência, campanha de Marketing etc.
A reunião de consenso serve exatamente para debatermos sobre o peso dessas variáveis com as pessoas mais próximas a elas. Seu objetivo é fazer um alinhamento sobre o número final do plano da demanda futura a partir de uma análise macro.
Cada área detém dados valiosos que ajudam a aumentar a eficiência do S&OP.
Precisamos nos reunir com as áreas participantes do planejamento para garantir que também sabemos tudo que elas sabem sobre o futuro.
O processo de uma reunião de consenso
A reunião em si é parte de um processo maior, dividido em três partes: Preparação, Reunião e Comunicação.
Preparação
Antes da reunião, o time de S&OP deve coletar e analisar os dados e indicadores relevantes (previsão estatística, principais divergências entre planos, FA, FVA, Bias etc.).
Além disso, devem se preparar para apresentar esses dados e indicadores em uma narrativa coerente e simples de entender.
É importante que as informações sejam precisas e estejam conectadas com a realidade da empresa.
Os dados precisam estar atualizados para garantir que a reunião e, consequentemente, as decisões tomadas ali sejam baseadas nos dados mais recentes possíveis.
Em paralelo, os colaboradores do processo (Vendas e Marketing) também devem preparar suas contribuições, fazendo ajustes no plano com base em informações de mercado, promoções futuras, ações de concorrentes etc..
Esta é uma fase que ocorre anteriormente à reunião de fato, mas que é extremamente importante para que consigamos ter discussões relevantes desde o início do Demand Review.
Reunião
Aqui, cada participante irá apresentar suas informações relevantes que foram coletadas na etapa anterior.
É legal sempre começar passando rapidamente pelo status dos planos de ação e premissas da ata da reunião anterior.
Na sequência, é apresentada uma visão geral dos indicadores do último mês, e da evolução recente deles. Estes dois pontos devem levar entre 20% a 30% do tempo total, mas não mais do que isso.
Em seguida, são enumerados os pontos de discussão que geralmente vão ser alguns produtos em destaque, ou mesmo canais ou clientes. Aqui o controle do tempo para cada tópico é fundamental, para que todos os pontos recebam a devida atenção.
Com todos os dados na mesa, iremos analisar fatores que podem interferir no plano de demanda (campanha de marketing, concorrente lançando novo produto, sazonalidade etc.).
A ideia aqui é analisarmos todas as informações necessárias para garantir que o plano de demanda que sairá dessa reunião será o melhor possível e que todos entendam como chegamos nesse número.
É importante passarmos apenas um número para a frente, pois esse plano irá alimentar as próximas etapas do S&OP, como o planejamento de operação.
A reunião idealmente deve terminar com uma versão final do plano de Demanda Irrestrita e uma ata das principais decisões e as premissas que as embasaram. Mas não é incomum que ambas as coisas sejam feitas após a reunião.
Comunicação
Com o plano oficial em mãos, agora é hora de garantir as premissas tomadas para fazê-lo estão bem documentadas, assim como os riscos e oportunidades.
Lembre-se que estamos falando de muitos meses para frente. No futuro, quando quisermos olhar para trás e entender por que erramos no plano, vamos precisar de um jeito rápido e fácil de lembrar o que estava na nossa cabeça quando fizemos aquele plano. Só assim podemos melhorar nosso processo de decisão, para que erros do passado não se repitam no futuro.
O plano em si também precisa ser muito bem comunicado. Precisamos garantir que todas as áreas-cliente tenham uma única versão da demanda futura, evitando desalinhamentos entre oferta e demanda.
Dificuldades da reunião de consenso
Há várias dificuldades que podem surgir ao tentar fazer uma reunião de consenso. Vamos explorar algumas delas.
Definir os participantes
A reunião de consenso deve ser objetiva, focando nos pontos principais do planejamento.
Queremos ouvir o máximo de pessoas possível, mas uma discussão com muitos participantes não é muito produtiva.
Fica aí o desafio: como fazemos?
Primeiro, escolhemos as áreas que vão participar. A pergunta que temos que fazer aqui é “quais áreas da empresa têm influência significativa sobre a demanda futura?”.
Geralmente, vamos ter alguma versão do Marketing e de Vendas, mas também pode haver outras áreas participando, como Administrativo de Vendas ou Customer Service.
Em alguns casos, isso não costuma ser um problema mas, em Vendas, onde costuma haver mais pessoas distribuídas em mais níveis hierárquicos, a questão complica mais um pouco.
Devemos incluir todos os níveis? Faz sentido envolver dezenas de vendedores ou ficamos só os gerentes? Para responder a esta pergunta, temos que considerar dois fatores principais.
Primeiro, nosso objetivo em falar com o time de Vendas é aumentar o Forecast Accuracy do plano de demanda.
Segundo, há outro número que domina a rotina do Comercial: a meta de vendas! E meta e plano geralmente não são – e nem devem ser – exatamente a mesma coisa.
Então, se você acredita que o time de campo pode acabar simplesmente copiando e colando suas metas no plano ou que incluir um segundo número na rotina deles pode tirar o foco da meta que eles devem perseguir, não os inclua.
Muitas vezes o benefício em Forecast Accuracy de ter os vendedores no processo versus o custo em horas e confusão com a meta, acaba não compensando. Na maioria das vezes, se ater ao time gerencial, com eventual validação da diretoria, é a melhor opção.
Falta de clareza
É comum sofrermos com a falta de clareza durante a reunião de consenso, o que pode comprometer o resultado do processo.
Os participantes da reunião precisam conhecer os indicadores do S&OP para tomar decisões coerentes, definir planos de ação eficientes e estratégias bem direcionadas.
Isso ajuda a alcançar um nivelamento entre as previsões e os resultados reais, impactando positivamente o desempenho geral do planejamento da empresa.
A falta de conhecimento sobre os indicadores do S&OP pode dificultar a comunicação efetiva do time de S&OP com as outras áreas participantes.
Devemos ser objetivos durante essa reunião. Precisamos transmitir claramente os detalhes e a lógica por trás dos indicadores de uma maneira que todos entendam, mas que não demore a reunião inteira.
Tempo demais olhando o passado
A análise do passado é essencial para o Planejamento de Demanda pois fornece informações valiosas para previsão, identificando padrões, ajustando estratégias e as alinhando o planejamento com a capacidade de produção.
Apesar dessa análise ser valiosa, ela não deve ser o ponto principal do nosso processo.
Muitas vezes, durante a reunião de consenso, os participantes acabam ficando muito tempo olhando para o passado e esquecem que o motivo da reunião é chegar em um consenso sobre o número da demanda futura.
Ao olhar apenas para o passado deixamos de fora fatores externos muito importantes para a nossa previsão de demanda como mudanças de mercado, avanços tecnológicos, tendências emergentes etc. A inclusão desses fatores no planejamento influencia diretamente as decisões estratégicas da empresa.
A análise desses fatores consegue nos dar um contexto sobre as motivações dos clientes, feedbacks dos usuários etc. Essas informações nos ajudam a compreender a dinâmica do mercado, as preferências do cliente e identificar oportunidade de melhoria e inovação.
Falta de dados qualificados
Um dos maiores desafios que os participantes podem enfrentar durante a reunião de consenso é a dificuldade de obter dados confiáveis.
O S&OP exige dados precisos e atualizados sobre a demanda, preço, margem, promoções, sell out e estoques no canal de vendas, entre outros aspectos relevantes para o planejamento.
No entanto, muitas vezes as empresas enfrentam desafios na coleta, análise e apresentação desses dados, o que pode dificultar a tomada de decisões informadas. Algumas das dificuldades mais comuns incluem:
Falta de padronização
Se as informações são coletadas e armazenadas de maneira desorganizada ou sem padrões claros, pode ser difícil para a equipe de planejamento obter dados precisos e consistentes.
Erros de coleta ou análise
Se os dados forem coletados ou analisados de maneira equivocada, os resultados podem ser imprecisos ou incorretos.
Dificuldades de acesso
Se os dados estiverem armazenados em diferentes sistemas ou departamentos, pode ser difícil para a equipe de planejamento ter acesso rápido e fácil a todas as informações relevantes.
Falta de atualização
Se os dados não forem atualizados regularmente, podem estar desatualizados e não refletir a situação atual do negócio.
Para evitar essas dificuldades, é fundamental que a equipe de planejamento trabalhe em conjunto com outros departamentos para definir os dados necessários para a reunião de consenso.
Com isso, ela deve garantir que esses dados sejam coletados e apresentados de maneira consistente e confiável.
Benefícios da reunião de consenso
A reunião de consenso é uma etapa fundamental no processo de S&OP que nos traz muitos benefícios, vamos a eles!
Alinhamento entre as áreas do processo
Cada área participante do processo tem suas metas e objetivos definidos, que não são necessariamente alinhados com o processo.
A reunião de consenso nos ajuda a solucionar esse problema, fazendo um alinhamento entre as áreas e garantindo que os objetivos delas estejam alinhados com o objetivo geral do S&OP e com a visão estratégica da empresa.
Decisões mais eficientes
A reunião de consenso é um momento importante para que as divergências sejam discutidas e resolvidas, garantindo que as previsões de vendas estejam alinhadas com as outras áreas da empresa, evitando problemas no futuro.
Desse jeito, a reunião de consenso ajuda a identificar e resolver conflitos, tornando o processo de S&OP mais eficiente e efetivo.
Melhoria contínua
Durante a reunião de consenso, representantes de diferentes áreas da empresa se reúnem para revisar as previsões de demanda, produção e estoque, discutir desvios e identificar possíveis riscos e oportunidades que possam afetar o processo de S&OP.
Essa troca de informações e perspectivas pode ajudar a equipe a se preparar melhor para enfrentar desafios ou aproveitar oportunidades que possam surgir.
Por exemplo, se a equipe de vendas percebe que há uma tendência crescente de demanda por um determinado produto, isso pode ser um sinal de oportunidade para aumentar a produção e o estoque. Da mesma forma, se a equipe de produção identifica um problema de fornecimento que pode afetar a produção futura, isso pode ser um sinal de risco que precisa ser abordado.
Assim, a reunião de consenso pode ajudar a equipe a ser mais proativa na gestão de riscos e na identificação de oportunidades, contribuindo para um processo de S&OP mais eficiente e eficaz.
Conclusão
Em resumo, a reunião de consenso é uma etapa basilar do S&OP e serve para chegarmos a um número final sobre a demanda futura a partir de uma análise conjunta, construída por todas as áreas envolvidas no processo.
Existem diversas variáveis que podem tanto elevar quanto diminuir o número obtido durante o processo de planejamento de demanda. A Demand Review serve exatamente para debatermos sobre o peso dessas variáveis com as pessoas mais próximas a elas.
O objetivo da reunião é chegar em um consenso sobre a demanda irrestrita, de forma que os participantes estejam alinhados e comprometidos com o processo.
