Em um país que tem o custo de capital tão elevado e o acesso a capital tão difícil quanto o nosso, ter uma boa estratégia de estoques torna-se essencial.
O estoque é um dos grandes ofensores da necessidade de capital nas empresas, aumentando a necessidade de capital de giro. Reduzi-lo significa mais dinheiro livre para investimentos e quitação de dívidas, e menos custo de capital.
A Política de Estoque de uma empresa descreve os princípios orientadores e procedimentos que ela utiliza para administrar os produtos acabados e insumos que mantém à disposição.
Para defini-la, há decisões a serem tomadas sobre quanto deve ser mantido em estoque, quando encomendar essas mercadorias e como manter o controle do giro e dos níveis de estoque.
Neste artigo, falaremos sobre os fundamentos de uma Política de Estoque, seus benefícios e como ela pode ser usada para aprimorar os resultados do seu negócio!
O que é uma Política de Estoques?
Uma Política de Estoque é um plano estratégico que delineia como uma empresa irá gerenciar os bens e materiais que utiliza para viabilizar seus negócios.
A política considera fatores como o tamanho do estoque da empresa, os tipos de produtos que ela vende, a frequência das vendas e os tempos de pedido e transporte.
Ela também estabelece diretrizes para pedidos de reabastecimento de itens, determinando níveis apropriados de estoque de segurança e monitorando os níveis de estoque para evitar escassez ou excesso de estoque.
Em geral, uma Política de Estoques é basicamente a resposta da empresa para três perguntas simples:
- Quando eu peço?
- Quanto eu peço?
- Quanto devo manter em estoque de segurança?
Só que essas respostas precisam ser constantemente revisadas e atualizadas!
E o processo que lida com essa questão é o que chamamos de Gestão Tática de Estoques.
Esse processo tem tido cada vez mais relevância no nosso país, principalmente por conta das taxas elevadas de juros. Em outros países e algumas empresas no Brasil, ele é conhecido como o “I” de Inventory da sigla SIOP ou SI&OP.
Objetivo da Política de Estoques
O objetivo de uma Política de Estoque eficaz é assegurar que a empresa tenha estoque suficiente disponível para atender à demanda do cliente sem incorrer em custos excessivos de capital, armazenagem ou risco de obsolescência e perecibilidade.
Uma Política de Estoque bem concebida pode ajudar a otimizar os níveis de estoque, melhorar a satisfação do cliente, reduzir o desperdício e aumentar a eficiência.
Além disso, ela pode fornecer uma estrutura para a tomada de decisões e ajudar a garantir que todos na organização estejam trabalhando para os mesmos objetivos.
Importância de uma Política de Estoques
Uma Política de Estoque ajuda desde a ter um controle maior dos custos de estoque até a aumentar a satisfação do cliente.
Controle de custos
Uma Política de Estoque bem desenhada ajuda a controlar os custos associados à manutenção de estoques em excesso, tais como custos de armazenagem, custos de obsolescência e custos de oportunidade.
Ao ter uma compreensão clara de quanto estoque manter, as empresas podem minimizar os custos de manter o estoque enquanto ainda têm o suficiente para atender a demanda do cliente.
Satisfação do cliente
Uma Política de Estoque ajuda a garantir que os níveis de estoque sejam otimizados para atender a demanda do cliente, minimizando os custos da falta como perda de vendas.
Ao ter o estoque correto em mãos, as empresas podem entregar os produtos dentro do prazo e garantir que o cliente terá o que deseja quando quiser comprar, levando, por sua vez, a uma maior satisfação do consumidor.
Redução do capital de giro
Um dos principais ganhos em países com juros altos como Brasil é a menor necessidade de capital empatado nos estoques. A medida mais usada para o custo deste capital nas companhias é o WACC, que nos mostra quanto custa ter dinheiro parado em estoque a cada mês ou ano.
Melhoria na tomada de decisões
Ao ter uma compreensão clara dos objetivos e características da política de estoques, as empresas podem tomar decisões informadas sobre os níveis de inventário que estão alinhados com suas metas e objetivos gerais, principalmente no que tange à estratégia de serviço ao cliente.
Desafios ao implementar uma Política de Estoques
A implementação de uma Política de Estoque pode apresentar vários desafios. A seguir, listamos alguns para você se preparar quando for desenhar uma para a sua organização.
Resistência à mudança
Alguns funcionários podem resistir a mudanças nas práticas de gerenciamento de estoque existentes, particularmente se elas já estiverem em vigor há muito tempo. É importante comunicar os benefícios da nova política e envolver os funcionários no processo de implementação.
Integração com os sistemas existentes
A integração da Política de Estoque com os sistemas e processos existentes pode ser um desafio, particularmente se a política exigir mudanças significativas nas práticas existentes.
Pensando nisso, todos os nossos softwares podem fazer integração com outros sistemas de forma simples e tirar um pouco da sua dor de cabeça de tratamento de dados.
Precisão dos dados
Garantir a exatidão dos dados é fundamental para o sucesso de uma Política de Estoque. Entretanto, a coleta e manutenção de dados precisos pode ser um desafio, particularmente se os dados forem armazenados em múltiplos sistemas ou se houver discrepâncias entre os sistemas.
Normalmente, é necessária uma etapa de preparação e tratamento dos dados para que eles possam ser utilizados da melhor maneira possível e sem erros.
Falta de conhecimento técnico
É muito raro encontrar profissionais com o conhecimento técnico necessário para tocar um projeto ou um processo de revisão de políticas de estoques.
Por isso, em geral, as empresas recorrem a consultorias para este trabalho, sabendo que a política desenhada em um projeto perde a validade depois de 6 meses a 1 ano, dependendo do quão dinâmicos são a operação e o portfólio.
Manter o ritmo das mudanças
Uma Política de Estoque deve ser revista e atualizada regularmente para garantir que ela permaneça relevante e eficaz diante das mudanças das condições comerciais.
Manter o ritmo das mudanças e garantir o seu monitoramento pode ser um desafio, particularmente se a política exigir mudanças significativas nas práticas existentes.
Dessa maneira, é importante ter procedimentos claros para monitorar e fazer cumprir a política.
Daí a importância de ter um processo sólido de manutenção, revisão e monitoramento destas políticas, bem como a tecnologia certa para apoiá-lo.
O Plannera Policy é uma plataforma de confecção e atualização de políticas de estoque 100% integrada com os nossos produtos de planejamento da demanda, gestão de estoques e S&OP. Se quiser saber mais sobre ela, fale conosco!
Passo a passo para criar uma Política de Estoques
Para criar uma Política de Estoques do zero, fizemos um passo a passo para te ajudar!
1 – Definir os objetivos
Comece definindo a finalidade da Política de Estoque e quais objetivos ela deve alcançar. Considere fatores como a satisfação do cliente, controle de custos, capital disponível e gerenciamento de riscos.
2 – Determinar o escopo
Decida que itens a política deve se aplicar, tais como matérias-primas, produtos acabados e suprimentos. Também pense em quais pontos de estoque serão considerados.
3 – Avaliar as práticas atuais
Avalie suas práticas atuais de gerenciamento de estoques para identificar áreas a serem melhoradas.
Busque conversar com quem toca o dia a dia do reabastecimento, como os responsáveis por PCP, MRP e DRP.
Isso serve para trazer conhecimento qualitativo das restrições da operação.
4 – Entender o comportamento real do estoque e da demanda
Analise seu histórico de pelo menos 12 meses do comportamento diário dos estoques e da demanda.
Busque entender particularmente os picos de excesso e as faltas, bem como suas causas-raíz.
Isso garante um conhecimento quantitativo mais profundo de como a operação funciona na prática antes de desenhar uma política nova.
5 – Desenhar a política
Com o diagnóstico do que já existe feito, é hora de desenhar a nova política. Comece estabelecendo os tipos de política que melhor se adaptam (puxadas, empurradas etc.) e use a teoria para calcular os parâmetros.
6 – Testar a política
Antes de começar a implantação, é importante modelar sua operação e simular como a nova política teria alterado seus principais indicadores de estoques, como faltas e capital empregado.
7 – Imaginar novos cenários
Sua política está sendo desenhada para o cenário atual da operação, mas isso não quer dizer que este é o cenário que melhor equilibra seus estoques com outros aspectos da operação, como eficiência de produção e de logística.
Por isso, é importante fazer testes adicionais, que chamamos de Análises de Sensibilidade, para entender como a política se comportaria caso a operação mudasse.
8 – Implementar a política
Uma vez que a política tenha sido desenvolvida, você deve implementá-la e treinar os funcionários nos novos procedimentos.
9 – Monitorar, atualizar e revisar regularmente
Revise e atualize regularmente a Política de Estoque para garantir que ela permaneça relevante e eficaz.
Seguindo estas etapas, você pode criar uma Política de Estoque abrangente que ajude a gerenciar seus níveis de estoque de forma eficaz e alcançar seus objetivos de nível de serviço.
Como a Política de Estoques e o S&OP se relacionam?
O S&OP é um processo de tomada de decisão que busca o ótimo global para a empresa.
Ele foi criado como um contraponto à tendência natural das áreas funcionais da empresa de tentarem otimizar os seus indicadores ao máximo, mesmo quando isso afeta direta ou indiretamente outros indicadores da empresa.
Isso faz com que as decisões tomadas no S&OP normalmente envolvam trocas, ou “trade-offs”, entre áreas diferentes da companhia.
Vamos piorar a eficiência logística para atender uma demanda pequena em um local distante?
Vamos sacrificar a eficiência da produção em prol de mais flexibilidade?
Vamos aumentar o custo com um turno extra para atender uma demanda pontual?
Todas estas perguntas são comuns no S&OP.
Agora, pense nos trade-offs envolvidos nas decisões de estoques.
Vamos aumentar a necessidade de capital de giro (Financeiro) para aumentar o nível de serviço ao cliente (Vendas)?
Vamos buscar lead times menores e maior frequência de ressuprimento (Transportes) para reduzir o volume total de estoque no CD (Armazenagem)?
Assim como os trade-offs de S&OP, os de estoques quase sempre envolvem várias áreas.
E recai sobre o planejador de estoques a responsabilidade de mostrar para a empresa por fatos e dados o porquê de sacrificar os indicadores de uma área em prol do bem maior.
Isso cai como uma luva para o S&OP!
Dessa maneira, sempre recomendamos que o time responsável pela Gestão Tática de Estoques seja parte integrante do time de S&OP, complementando as áreas clássicas de planejamento da demanda e planejamento mestre das operações.
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