Sua empresa costuma ter muitos problemas de falta de produtos ou superestocagem?
Apesar de ter um processo de planejamento de demanda e S&OP, ainda possuem diversos desafios para conseguir atingir o nível desejado dos principais indicadores?
Agora que você já sabe o que é o S&OP e como identificar Fatores Críticos de Sucesso, este artigo irá detalhar os principais fatores críticos de sucesso para que você possa turbinar o processo e garantir os resultados esperados com um processo de S&OP maduro.
Responsável pelo processo de S&OP
Um dos principais fatores críticos de sucesso em um processo de S&OP é possuir um ator responsável pelo processo.
Essa pessoa, idealmente, não deve estar vinculada a nenhuma das áreas que contribuem e colaboram para se manter neutro e sempre visando o atingimento global da meta da empresa, ao invés de metas individuais de uma área específica.
Além disso, seu papel de negociação é fundamental, precisando ter autonomia e empoderamento para poder negociar com as diferentes áreas demonstrando credibilidade e responsabilidade sobre as decisões tomadas ao longo de todo processo.
Dentre as competências e habilidades necessárias nesse profissional destacam-se: articulação, negociação, resolução de conflitos e perfil agregador.
Dados e indicadores
Peter Drucker já dizia “ Se você não é capaz de medir, você não é capaz de gerenciar” .
Possuir uma rotina estruturada de obtenção e análise de dados para viabilizar a medição de indicadores é um insumo primordial no processo de S&OP.
Se você não consegue monitorar seu processo, não conseguirá acompanhar sua evolução e como está o resultado obtido por ele na empresa.
A estruturação de KPIs e seu desdobramento em outros indicadores auxiliares que apoiam o monitoramento dos resultados é um dos primeiros passos na definição do processo.
Esse processo pode ser apoiado em diversas tecnologias da informação e serve como um painel de bordo para tomada de decisão.
Dentre os principais indicadores, destacamos a acuracidade, o nível de serviço e a cobertura de estoque como os principais a serem acompanhados em um processo.
Um processo de planejamento maduro busca reduzir as incertezas existentes através de 3 fatores: atendimento ao cliente, estoque e a eficiência do planejamento.
Esses 3 indicadores principais visam monitorar o desempenho da empresa nesses fatores, uma vez que permite ao planejador identificar onde ele está “pagando” essa incerteza.
Deve-se buscar um equilíbrio entre os 3, não pesando muito sobre nenhum, a fim de não prejudicar nem o cliente, nem a empresa.
Cultura colaborativa entre áreas
O sucesso do processo de S&OP está diretamente relacionado ao nível de integração entre as áreas que a companhia possui.
É muito importante que este processo possua fortes sponsors no nível diretivo e que todas as áreas estejam engajadas em contribuir ao processo, para que o número definido seja o mais próximo possível da acuracidade desejada como meta da empresa.
Se não houver uma cultura de colaboração, as áreas continuarão atuando em silos, buscando sempre alcançar o melhor desempenhos nos indicadores operacionais de suas respectivas áreas, o que pode muitas vezes não significar a busca pelo melhor desempenho da empresa.
Essa cultura pode ser difícil de implementar e por isso as reuniões de consenso tem extrema relevância no processo de S&OP.
Mesmo que não haja esse hábito, ao instituir uma reunião conjunta de tomada de decisão, os atores passam a compreender melhor seu papel no processo como um todo e se antecipar na troca com outras áreas para garantir que os números apresentados reflitam a contribuição delas no processo.
Gestão de portfólio estruturada
O gerenciamento do portfólio de produtos é peça chave no planejamento de S&OP, uma vez que fornece inputs de extrema relevância para o planejamento da demanda.
É importante estabelecer uma organização dos produtos em que possa ser possível identificar aqueles que pertencem a uma mesma família, sejam similares, complementares ou substitutos para que nas etapas seguintes de planejamento seja possível ajustar as curvas de demanda de acordo com as disponibilidades.
Além disso, o portfólio é um elemento vivo que está em constante alteração, acompanhando as necessidades de mercado.
É preciso estar atento ao ciclo de vida dos produtos, acompanhar seu desempenho para identificar quando devem ser descontinuados e identificar novas oportunidades para lançamento.
Conhecer o comportamento dos produtos e monitorar a resposta do mercado é fundamental para aumentar a acuracidade no planejamento.
Visão financeira no processo
A participação da área financeira no processo de S&OP pode parecer acessória, já que o foco do processo é o planejamento das quantidades a serem vendidas.
No entanto, o volume e o mix de produtos vendidos impactam diretamente na receita e lucro gerados pela empresa. Por isso, a área financeira é um ator extremamente relevante que deve ter um papel participativo no processo.
Seu dever é garantir que os volumes traçados irão atender a meta corporativa financeira e confirmar a disponibilidade de caixa, sinalizando potenciais mudanças necessárias ou definindo ações financeiras a serem tomadas para garantir o plano operacional definido.
Além disso, vale destacar que esse olhar financeiro deve ser exercitado por todas as áreas ao longo do processo, sempre garantindo que as metas de receita e margem serão atendidas.
Alinhamento de metas comerciais com o Plano de Demanda
Inúmeras vezes, uma empresa pode se deparar com uma dificuldade: a área comercial deseja vender determinado produto, mas não há disponibilidade dele.
Muitas vezes, isso ocorre devido a um descompasso entre o Plano de Demanda e as metas comerciais do time de Vendas. O alinhamento entre elas é fundamental para minimizar os problemas de atendimento ao cliente ou de sobreestocagem, e como consequência, da acuracidade do plano de demanda.
Idealmente, as metas comerciais são estabelecidas após o fechamento do Plano de Demanda, como um desdobramento posterior ao S&OP.
Lembrando que a participação do time comercial já ocorreu durante o processo de tomada de decisão dos volumes finais, o trabalho agora é detalhar a meta comercial de cada gerência e vendedor, de tal maneira que a empresa busque atingir a demanda definida na fase de planejamento.
Alinhamento da Operação com o Plano de Demanda
Assim como o alinhamento comercial é fundamental, as áreas operacionais da empresa precisam estar engajadas em entregar o Plano de Demanda definido no processo de S&OP.
Isso significa que o desdobramento deste plano do nível tático para o operacional, deve estar inteiramente alinhado para garantir a entrega das metas de vendas definidas.
Podemos destacar a importância das áreas de MPS (Master Production Scheduling), MRP (Material Requirement Planning), DRP (Distribution Requirements Planning), Transporte, Armazenagem, Compras, Comércio Exterior, que têm como objetivo garantir que a operação irá entregar o volume necessário nos Centros de Distribuição definidos, no momento certo para que o cliente tenha a disponibilidade garantida.
Caso isto não ocorra, a baixa acuracidade pode parecer erro de planejamento, mas, de fato, a origem dessa queda está na execução da operação.
Por esse motivo, o desdobramento do plano tático no nível operacional é fundamental para garantir o sucesso em acuracidade do Plano.
Planejamento estratégico consolidado
O primeiro passo para organizar as metas da empresa e todo planejamento decorrente dos objetivos a serem atingidos é definir um planejamento estratégico de médio e longo prazo.
O desdobramento desse Plano no nível tático é a meta do ano com horizonte de planejamento de 1 ano.
Chamado de BP (Business Plan), Orçamento, Meta Anual, esse plano é o ponto de partida para o planejamento de demanda mensal no nível tático. Ele funciona como uma baliza com a qual mensalmente a empresa deve se comparar sempre com a pergunta em mente: com este Plano de Demanda, irei atingir a meta anual da empresa?
Por fim, destacamos como ponto importante o uso de softwares e ferramentas de apoio na operacionalização do processo.
Apesar de não ser um Fator Crítico de Sucesso, o uso de um sistema apropriado auxilia muito o processo, otimizando as horas de analistas e minimizando erros humanos no compartilhamento de arquivos e dados. Por isso, contamos com uma plataforma própria de S&OP para auxiliar o seu Planejamento de Vendas e Operações.
Seja na implantação de um novo processo ou no acompanhamento de um processo já estabelecido, esteja sempre atento a estes fatores para garantir uma melhoria contínua no seu S&OP.
Somente com estes pontos devidamente cuidados, será possível avançar maturidade no processo e entregar um planejamento de qualidade, com a melhor acuracidade que você pode ter.
A incerteza sempre irá existir, mas o S&OP irá ajudar a sua empresa a navegar através dela otimizando custos e maximizando o retorno desejado.
