Tecnologia aplicada ao S&OP: 7 problemas que podem ser resolvidos

Este artigo foi escrito em co-autoria com Bruno Ventura.

Outro dia desses, esbarrei neste artigo sobre o papel da tecnologia no S&OP, que escrevi quase 10 anos atrás no blog do ILOS. A ideia do texto era criar uma espécie de checklist do que toda boa ferramenta de S&OP deveria abordar.

Na época, tentei fugir um pouco da sopa de letrinhas que costuma acompanhar o assunto e listei os problemas reais que a tecnologia pode resolver na vida de um planejador.

De lá pra cá, veio tanta coisa nova que achei que valia a pena escrever uma versão atualizada, pensando no que o mercado já resolveu, no que ainda é um desafio e nas coisas bacanas que mal existiam naquela época e agora estão ocupando cada vez mais espaço.

Fizemos inclusive um vídeo curto há pouco tempo sobre o assunto, adentrando o tema de como escolher a tecnologia certa para o S&OP e mostrando que é preciso entender que uma ferramenta precisa estar em um processo sólido para funcionar. Confira abaixo!

Mesmo assim, achamos que o assunto ainda dá muito pano para manga!

Vou tentar continuar fugindo das siglas e categorizar as soluções pelo problema que elas resolvem e não pelo nome que costumam ganhar entre provedores de software.

Assim, espero fugir dos textos padrão que apresentam “soluções em busca de um problema” e ajudar você a escolher a tecnologia certa do jeito certo: focando no que gera valor real para seu processo.

E como a internet adora listas, vamos lá: sete problemas do S&OP que a Tecnologia resolve!

1. Dados ruins
2. Muito para analisar e pouco tempo para fazê-lo
3. Torre de Babel
4. Dificuldade de colaborar
5. Decisões esquecidas
6. Reuniões sem decisões
7. Plano de demanda muito errado

Dados ruins

Este talvez seja o assunto menos abordado, menos “sexy” e, ao mesmo tempo, mais importante.

Consegue lembrar quantas vezes no último ano você ouviu alguém na liderança da sua empresa falando que as decisões devem ser mais data driven? Então, para ser data driven, precisamos primeiro de data!

Mesmo que isto tenha melhorado com a ascensão recente de cada vez mais áreas de Data Science e Transformação Digital, este problema ainda é amplamente subestimado.

E no fim do dia, o que é o S&OP senão um processo de tomada de decisão baseada em dados?

Decidimos quanto vamos vender no futuro com base nos dados de vendas passadas, de promoções futuras, de estoque no canal de vendas.

Decidimos quanto vamos produzir com base em dados de produtividade, estoques, turnos.

Decidimos priorizar o produto A no lugar do B com base em dados de preço, margem, vendas por cliente.

Se estes dados estão ruins, nossas decisões serão ruins.

Novas tecnologias de Data Lake , tecnologia já consolidadas de BI, e metodologias de governança de dados ajudam muito a garantir que todos os envolvidos estejam planejando com base em dados comuns, de boa qualidade, com relações bem estabelecidas e facilmente disponíveis para análise.

Muito para analisar, e pouco tempo para fazê-lo

Seu time tem aquela sensação constante de que o mês deveria ter uns 40 dias úteis?

Quase todo time de S&OP tem.

Em toda implantação que fazemos, a negociação de quantos dias úteis cada área de planejamento terá para fazer seu trabalho da rodada é sempre ferrenha.

E isto é esperado: quanto mais análise, mais informação, e quanto mais informação, melhor a tomada de decisão. Para piorar, temos cada vez mais dados disponíveis, o que nos pressiona ainda mais a usá-los para planejar melhor.

O problema é que muitas vezes gastamos tempo precioso correndo atrás de dados, arrumando tabelas, calculando indicadores, verificando análises passadas… Fazendo trabalho manual, quando deveríamos estar fazendo trabalho intelectual!

Toda boa ferramenta de S&OP deve prezar por automatizar ao máximo o trabalho manual, para que o time possa focar seu tempo analisando informações, não mastigando dados.

Além disso, ferramentas de RPA  e ETL podem ajudar com tarefas específicas que talvez não tenham sido abordadas na implantação da ferramenta, ou que não estavam no escopo da implantação padrão.

Indo além, há ainda os modelos prescritivos, que podem nos ajudar não só a gerar informações para a tomada de decisão, mas de fato automatizar a decisão em si!

Aplicações clássicas já existem há muito tempo em planejamento de produção e alocação de fluxos na malha logística, mas há novas maneiras de extrair valor deste tipo de modelo.

Uma que estamos estudando há algum tempo aqui na Plannera, por exemplo, é a decisão automática de pauta para a reunião de consenso com base em dados como erros passados, vieses e FVA.

Torre de Babel

É comum termos diversas áreas funcionais da empresa envolvidas no planejamento.

E também é comum que estas áreas falem “línguas” diferentes.

Enquanto produção fala de SKUs, marketing fala de categorias. Enquanto vendas fala de faturamento, logística fala de cubagem. Enquanto o financeiro fala em trimestres e anos, abastecimento fala em dias e semanas.

Assim surge o problema: como garantir que todos estão falando a mesma coisa sobre o futuro?

Uma única ferramenta integrada para planejar todas as áreas resolveria este problema, mas a verdade é que há pouquíssimos casos em que uma só plataforma consegue atender completamente todas as necessidades. Ou, mesmo que atenda, acaba não atendendo todos os escopos igualmente bem.

Com a proliferação de provedores de software cada vez mais focados e específicos, é comum que o planejamento seja de fato feito em diversas ferramentas, não em uma só.

Aqui entram as integrações. Um bom mapeamento do processo desejado, e dos inputs e outputs de cada área, permite que ferramentas diferentes “conversem”, atendendo ao mesmo tempo as necessidades da área funcional, e as necessidades do processo colaborativo como um todo.

Dificuldade de colaborar

Falei ali em cima que o S&OP é um processo de tomada de decisão, mas para ficar completo mesmo faltou uma palavrinha: processo colaborativo de tomada de decisão.

Isso é muito importante de entender, porque, afinal, se todos estiverem tomando decisões sozinhos, voltamos ao velho planejamento em silos.

Mas colaborar em empresas é um desafio.

Mesmo resolvendo a torre de Babel do item anterior, muitas vezes estamos conversando com equipes em salas diferentes, prédios diferentes, países diferentes. E a recente expansão do home office faz com que não estejamos nem na mesma sala que o nosso próprio time!

É aqui que a aceitação cada vez maior no meio corporativo de ferramentas baseadas na web ajuda. Muitas soluções de mercado hoje são, inclusive, nativas da web, o que as torna ainda mais bem adaptadas a este tipo de colaboração remota.

Há ainda outra dimensão para este problema, que está cada vez mais presente: a colaboração externa com fornecedores e canais de vendas. Nesse caso, a tecnologia entra para capturar e padronizar dados da cadeia de suprimentos, como movimentações e estoque, e ajuda a usar estas informações para eliminar o efeito chicote e tudo de ruim que vem com ele.

Decisões esquecidas

“Por que decidimos isso mesmo? A estatística estava dizendo que venderíamos 100 unidades, mas por algum motivo colocamos 300 unidades na demanda irrestrita, e agora temos estoque demais. Alguém lembra por que fizemos isso?”

Já ouvi alguma versão desta história em boa parte dos processos que participamos.

Frequentemente estamos lidando agora com as consequências de decisões que foram tomadas meses atrás e são tantas decisões que muitas vezes simplesmente não lembramos o racional. E, se não lembramos o racional, não temos como corrigi-lo para que não tenhamos que lidar com os problemas que ele gera novamente.

Parece bobo, mas uma simples ata guardada na nuvem, com fácil acesso a todos, já ajuda muito. Se isso estiver dentro da própria ferramenta de S&OP, e ainda por cima associado aos pedaços do plano sobre os quais a decisão teve impacto, melhor ainda!

Reuniões sem decisões

Se alguma reunião do seu ciclo de S&OP termina sempre sem nenhuma decisão concreta tomada, então está na hora de rever a necessidade desta reunião.

E se seu ciclo inteiro sofre do mesmo mal, então tem algo muito errado com seu processo!

Este “algo muito errado”, quando não está associado à falta de uma cultura sólida de planejamento, frequentemente está associado à simples falta de capacidade de responder perguntas durante a própria reunião.

Quando alguém pergunta na reunião qual é o impacto desta promoção e do seu volume adicional no orçamento do ano e esta pergunta demora um dia para ser respondida, o processo decisório sofre.

Para resolver esse problema, é preciso de um pouco de cada coisa que citei antes.

Dados confiáveis, automações, bons dashboards e modelos prescritivos ajudam a saber os impactos da decisão na hora, para que possamos sair da reunião sabendo o que fazer.

Plano de demanda sempre muito errado

Não dava para não falar dessa, né?

Há mais de 30 anos, desde que o S&OP foi inventado, esta reclamação existe.

E olha que era muito mais fácil prever a demanda futura naquela época, quando não existiam portfólios tão grandes, clientes tão exigentes, omnicanalidade etc..

Melhorar o plano de demanda passa sempre basicamente por duas frentes de trabalho: previsão estatística e colaboração com as áreas de demanda (vendas e marketing, normalmente). Aqui a tecnologia continua ajudando basicamente como ajudava desde o começo: viabilizando a aplicação de bons modelos preditivos, e medindo indicadores para que possamos melhorar o processo.

Contudo, o surgimento de novas ferramentas de AI e Machine Learning levaram as duas frentes de trabalho para outro patamar.

Novos modelos matemáticos estão disponíveis, aumentando a chance de acharmos o modelo ideal para cada série, e a capacidade computacional aumentou significativamente, permitindo a consideração de cada vez mais variáveis na previsão.

E, como mencionei acima, modelos prescritivos podem ajudar até mesmo na colaboração, nos ajudando a focar o tempo onde realmente precisamos e a decidir qual plano devemos “ouvir” mais na reunião de consenso – o estatístico ou o colaborado.

Conclusão

Apesar do significativo avanço da tecnologia aplicada ao planejamento na última década, uma velha verdade continua valendo: tecnologia é só um meio, não um fim.

Automatizar um processo ruim só faz você chegar no lugar errado mais rápido.

Então, evite cair na armadilha de achar que comprar uma ferramenta de S&OP é o mesmo que comprar o processo de S&OP para sua empresa.

Foque primeiro em Pessoas e Processos e use Tecnologia e Data Science como aceleradores para ajudar a sua empresa a chegar aonde quer.

Como a Plannera pode ajudar

Desde a nossa fundação, toda nossa energia foi investida em avançar a disciplina do planejamento integrado, com a visão de sermos um parceiro completo, uma “one stop shop”, para nossos clientes.

Por isso, complementamos o modelo tradicional de consultoria e treinamento com soluções de Tecnologia e Data Science feitas dentro de casa, com nosso próprio time, que pega tudo que aprendemos nas dezenas de processos que implantamos e acompanhamos e destila nas melhores soluções do mercado.

Podemos ajudá-lo não só a implantar uma ferramenta, mas a decidir qual o momento certo para tomar cada passo na jornada para uma cultura de planejamento sólida. E, quando a hora chegar, a tomar este passo junto com seu time.

Visite nossas páginas de Tecnologia e Data Science e entre em contato conosco para saber como podemos ajudar!