As 5 etapas do processo de S&OP

Você já teve que lidar com mudanças em cima da hora e fazer várias ligações para atender a uma demanda não prevista?

Já teve que arcar com custos de estoque altos por conta do baixo giro dos seus produtos?

Já teve que para a linha de produção porque não tinha insumos suficientes para a manufatura dos produtos?

Pois é, esses eventos são bastante comuns. E é por conta deles que o S&OP existe.

Ao se ter uma visão mais holística e mais integrada dos setores da empresa, é possível planejar de uma maneira melhor e estar mais bem preparado para atender à demanda de seus clientes.

Antes de tudo, não, o S&OP não é uma panaceia para todos os problemas. Mas ele, sem dúvida, traz muitos resultados positivos ao diminuí-los para uma escala bem menor.

Neste artigo, você conhecerá mais a fundo as principais etapas que compõem o Planejamento de Vendas e Operações.

O que é S&OP

S&OP é uma sigla proveniente do termo em inglês Sales and Operations Planning (Planejamento de Vendas e Operações).

Em linhas gerais, trata-se de um processo que olha para toda a cadeia de produção e venda do produto de maneira integrada.

O S&OP ajuda a identificar e aproveitar oportunidades estratégicas que, em geral, passam despercebidas por meio da análise de dados de diferentes áreas da companhia.

Dessa maneira, busca gerir os recursos disponíveis que são limitados de maneira a melhor atender a demanda dos produtos da empresa.

Dê uma olhada no nosso material explicando mais a fundo o que é S&OP.

Por que implementar o S&OP

A tecnologia está crescendo de maneira exponencial, chegamos a patamares que nem sonharíamos anos atrás. O novo está ficando velho cada vez mais rápido. A demanda por produtos mais atualizados e personalizáveis está aumentando.

Além disso, o consumidor está muito mais crítico e menos fiel às marcas. E, com as redes sociais, pode com algumas palavras te ajudar na conquista de novos clientes ou fazê-los nem querer olhar para o seu produto.

Ainda, a Internet possibilitou muito mais facilidade na hora de empreender, de forma a tornar, por vezes, inviável saber quem são todos os concorrentes da sua empresa.

E poderíamos citar muitos outros fatores característicos desse novo ambiente de negócios, como o aumento do número de SKUs, aumento das distâncias e complexidade da logística, dificuldade de diferenciação de produtos…

Em meio a esse cenário imensamente complexo e caótico, o que antes eram erros pequenos, agora começam a incomodar bastante.

Existe uma necessidade de antecipação e gestão de recursos limitados para atender a demanda, que trazem vários problemas caso não sejam feitos de maneira correta.

Alguns exemplos são:

• Clientes insatisfeitos
• Associação de emoções negativas à marca
• Custos extras
• Menor lucratividade
• Mais produtos parados no estoque

Em prol de evitá-los e, ainda, trazer vantagens competitivas à empresa que se implementa o processo de S&OP.

Benefícios do S&OP

O S&OP traz muitas vantagens para a empresa que o implementa, tais como:

• Minimização de erros e incertezas da previsão de vendas
• Melhora do nível do serviço oferecido
• Diminuição de custos de produção e logística
• Redução de estoques
• Melhora da comunicação e integração de diferentes áreas da empresa
• Aumento da satisfação do consumidor
• Decisões tomadas a partir de números e fatos
• Planos de ação mais congruentes com os objetivos de longo prazo da empresa
• Avaliação contínua do desempenho para conduzir mudanças e resolver imprevistos de forma mais ágil;
• Surgimento de planos e atividades realistas a serem enfrentados pelas áreas;

Todos esses benefícios provenientes do S&OP acarretam uma redução das compras desnecessárias e do inventário. Ainda, melhora o relacionamento entre os setores que participam do processo.

Em suma, é bastante coisa! O S&OP foi inventado pensando nos problemas das empresas em um ambiente complexo como o atual, não era de se esperar menos.

As 5 etapas do S&OP

Antes de tudo, vale lembrar que não existe fórmula de bolo para um bom S&OP. Você pode ter um processo excelente com 3 etapas ou 7 etapas, por exemplo. Estamos falando de 5 etapas, pois este é o modelo mais comum, mas, por favor, não tome isso como uma regra rígida!

As 5 etapas do S&OP, em ordem, são:

1. Coleta de Dados
2. Planejamento da Demanda
3. Planejamento da Operação
4. Análise de Cenários
5. Reunião Executiva

Aprenda mais a fundo sobre cada uma delas a seguir!

Coleta de Dados

A Coleta de Dados é a primeira etapa do S&OP, englobando uma espécie de “dever de casa” antes de começar a planejar.

Esta etapa consiste na coleta de dados das vendas passadas, análise de tendência e avaliação da precisão das previsões.

Softwares avançados de planejamento de S&OP podem fazer muitos desses processos por meio de um upload automatizado de dados e relatórios pré-programados, como é o caso do que a Plannera oferece.

Em geral, o líder do processo de S&OP é o responsável por liderar esta etapa.

Os inputs para que a Coleta de Dados seja feita vêm das áreas de vendas, marketing, operações, logística/supply chain e finanças.

Nesse caso, são feitos cálculos de indicadores, atualização de cadastros, atualização de status de plano de ação, revisão da ata das reuniões anteriores de S&OP entre outros.

Em resumo, são reunidos as informações e dados necessários para que o restante do processo de planejamento flua bem.

Planejamento da Demanda

Dentro da etapa de Planejamento da demanda, passamos por duas sub-etapas: a Estatística e a Colaboração.

Estatística

Nesta primeira parte, todos os dados já coletados e reunidos são usados para fazer previsões de venda com base em modelos probabilísticos.

Sendo assim, é muito importante ter uma análise das vendas passadas para ter como base um planejamento da demanda histórica.

A partir dele podem ser usados modelos simples como uma média até modelos mais complexos como redes neurais e machine learning.

A escolha de um ou outro vai ser baseada no cenário de cada empresa. Caso haja uma quantidade grande de produtos produzidos e vendidos, com muitas variáveis a serem consideradas na previsão, talvez modelos mais complexos e ad hoc com o uso de Data Science sejam a melhor opção.

Para esses cenários, optar por usar um software mais completo é uma excelente escolha, tendo em vista que faz essas estatísticas e ainda auxilia em todo o restante do processo. Ainda, mostra os dados de forma visual e permite a gestão do processo de S&OP pela ferramenta.

Caso a variedade de produtos seja pequena e não haja uma produção grande de produtos a serem vendidos, então um modelo probabilístico mais simples já deve ser suficiente.

É importante entender aqui que quanto mais complexo, em geral, significa mais tempo necessário para obter resultados e mais gastos. Por isso, é importante avaliar bem as opções antes de optar por alguma.

Colaboração

Ao seguirmos para a etapa de Colaboração, o plano obtido por meio dos modelos matemáticos recebe novas informações mais qualitativas do time de Maketing e Comercial.

Nesse sentido, pegamos a projeção de demanda “fria” da etapa anterior e a enriquecemos com a adição de eventos de mercado. Se o Marketing planejou uma ação de promoção, por exemplo, sabe-se que naquele determinado período a demanda será maior.

Por isso, é de extrema importância informações como campanhas físicas e em mídias sociais, lançamento de novos produtos, análise de novos concorrentes e produtos substitutos.

Quanto mais dados forem adicionados, mais preciso tende a ser o plano final. E é importante que não haja a  preocupação com outras áreas nesse momento, essas informações serão colocadas posteriormente.

O final desta etapa normalmente é marcado pela Reunião de Consenso, onde o Plano de Demanda Irrestrita final desta rodada será produzido. A Demanda Irrestrita deve refletir o que o mercado provavelmente vai querer da companhia nos próximos meses, mesmo que não seja possível atendê-lo. As restrições da capacidade serão consideradas na próxima etapa.

Planejamento da Operação

Na etapa de Planejamento da Operação, inicia-se o processo de tentar conciliar o planejamento de demanda (o que o mercado vai querer da empresa) com os recursos e capacidade disponíveis para fazê-lo (o que conseguimos entregar).

O que até então era um plano só nas ideias, começa a se tornar mais concreto, com decisões de compras, produção e logística sendo tomadas.

Sendo assim, analisam-se as restrições de capacidade da operação como um todo.

O plano analisado sob esse prisma deve encontrar pontos de incongruência. Em geral, trata-se de não conseguir atender uma demanda específica por conta da logística ou da capacidade de produção, por exemplo.

Dessa maneira, devem ser destacados os pontos críticos e as limitações de cada elo da cadeia, com o objetivo de que, no próximo momento do processo de S&OP, sejam pensados planos de ações para os problemas encontrados.

Análise de Cenários

A etapa de Análise de Cenários é feita com uma reunião de nível gerencial das áreas atuantes no S&OP, sendo facilitada pelo líder do processo. É, por definição, uma etapa de tomada de decisão.

Nela, é feito o alinhamento dos planos de Demanda Irrestrita e Operacional. Dessa maneira, os pontos conflitantes encontrados na etapa anterior são discutidos aqui a fim de criar e alinhar estratégias a serem seguidas.

Todas as restrições devem ser idealmente convertidas na única língua que todos na empresa falam: grana!

Se conseguirmos mostrar, por exemplo, que pagar R$100 mil a mais em um lote de matéria prima que chega mais rápido vai viabilizar vendas que trazem margem de R$ 200 mil, a decisão se torna muito mais fácil.

Idealmente, essa reunião deve acontecer tendo como apoio uma plataforma de dados em nuvem com os dados dos planos.

Os planos, então, são revisados em dashboards compartilhados e são analisadas métricas como desvios, variância, inventário, lucro e vendas, mantendo em mente o público-alvo e o orçamento da empresa.

A partir disso, são feitos ajustes no produto, no planejamento da Demanda Restrita e nos planos de suprimento, produção e logística, de maneira preferível, em tempo real.

Reunião Executiva

A quinta e última etapa do S&OP serve para definir o que não pôde ser definido anteriormente e para garantir que a visão estratégica esteja refletida nos planos acordados.

Nela, a presidência e os diretores de cada área junto com o líder do processo de S&OP dão a palavra final para os planos a ser seguidos.

O líder do processo já deve ter feito um resumo e estar bem preparado para apresentar os dados mais relevantes para a diretoria conseguir tomar as suas decisões.

Sendo assim, é mostrado o plano da etapa anterior, assim como as estratégias já pensadas para tentar resolver os pontos de conflito entre os planos de capacidade e de vendas irrestrito.

Os possíveis cenários e os riscos associados a eles são revistos. Com isso, valida-se a conciliação de planos, decisões que não puderam ser tomadas antes são decididas e tenta-se resolver o conflito entre os indicadores de áreas diferentes, resultando em um plano acordado final de demanda.

Outras:

Análise Financeira

Após a Reunião Prévia, pode ser feita uma análise financeira mais profunda dos planos de ação propostos, inclusive envolvendo a própria área financeira da companhia.

Dessa maneira, quando houver a Reunião Executiva, os diretores e a presidência terão mais insumos para poder tomar suas decisões.

Nesse caso, são feitas contas para mostrar o quanto de retorno uma determinada ação traria e o quanto ela custaria para a empresa.

Mesmo que alguma ação não seja financeiramente positiva, os diretores podem decidir por fazê-la tendo em mente os objetivos da empresa a longo prazo, como a reputação da marca, por exemplo.

Gestão de Portfólios

Esta é uma etapa mais comum em empresas com um portfólio mais dinâmico, com produtos novos entrando e antigos saindo de forma rápida.

Aqui, tem-se o momento para conversar sobre os produtos e tomar as decisões de tirar algum de linha ou colocar um outro para a produção, assim como a definição das datas para tal.

Outros tópicos podem incluir o impacto da introdução de um novo produto no mercado com relação aos produtos já existentes da empresa, o que pode gerar um processo de Market cannibalization, por exemplo.

Otimização de Estoques

A Otimização de Estoques, por vezes, é chamada também de Otimização de Inventário e incluí-la no processo de S&OP já está se tornando uma tendência, e, com ela, uma nova sigla: SI&OP (Sales, Inventory and Operations Planning).

Esta etapa consiste, basicamente, em tornar o estoque o mais enxuto e benéfico possível, diminuindo o capital de giro da empresa.

Nesse sentido, o estoque será aprimorado para ter o tamanho ideal e garantir, dessa maneira, o abastecimento necessário para todas as compras.

Para tal, é necessário um controle maior e mais preciso do fluxo de estoque, envolvendo planejamento, previsão da demanda e realocação de produtos e recursos.

Como alguns dos inputs necessários para a Otimização de Estoques são os mesmos do S&OP, juntar os dois facilita o primeiro.

Conclusão

Para terminarmos o nosso artigo, é importante ressaltar que não existe uma receita de bolo para o S&OP. Nesse sentido, é um processo que deve ser adaptado para o cenário de cada empresa.

O que apresentamos aqui foi a abordagem mais comum e geral do S&OP, mostrando os benefícios, o porque implementar e as etapas do processo.

Caso esteja precisando de algo mais personalizado ou queira saber mais sobre o nosso software, entre em contato conosco.

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