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Como fazer reuniões de consenso eficientes no S&OP

Vamos começar fazendo uma distinção importante: este texto não é sobre reuniões prévias ou executivas de S&OP, e sim sobre a primeira reunião importante de quase todo processo de planejamento, o consenso sobre o plano de demanda

Esta reunião acontece ao final da etapa de planejamento de demanda, uma das poucas etapas que são comuns a qualquer processo de S&OP, independente do setor ou empresa. Isto porque não há como fazer um bom balanceamento entre oferta e demanda antes de ter uma boa visão sobre quanto esta demanda vai ser!  

É conhecida também por vários nomes, como Demand Review, Reunião de Demanda, Consenso etc. Aqui vamos escolher chamar só de Consenso, para simplificar. 

Neste texto vamos explorar os objetivos, participantes, e melhores práticas para este marco tão importante.

Para que serve a Reunião de Consenso 

para que serve a reunião de consenso

Todo planejador de demanda já teve o sonho dourado de encontrar um modelo matemático que, ao toque de um botão, montasse para ele um plano belíssimo, com todas as variáveis já consideradas e o forecast accuracy nas alturas.  

O problema é que este sonho rapidamente se choca com uma realidade muito simples: o planejador não conhece o valor de todas as variáveis. Ele não sabe que ações comerciais estão sendo planejadas em cada canal, o que a concorrência anda fazendo, ou quais ações de marketing vão sair nos próximos meses. 

Às vezes ele não sabe nem que preço terá para seu produto no mês que vem! 

É aí que nos tocamos pela primeira vez da importância de uma palavrinha chave para qualquer processo de planejamento integrado: colaboração. Precisamos colaborar com outras equipes porque não temos tudo na cabeça, ou no ERP, ou na rede interna.  

Não conhecemos tudo que está sendo pensado para o futuro em todas as áreas. E nem temos alçada para tomar todas as decisões! Então não tem jeito, temos que planejar juntos

Etapas do Planejamento Colaborativo da Demanda feito pela Plannera

Temos que ter um papo periódico com as principais áreas geradoras de demanda (geralmente Marketing e Vendas) para garantir que nós também saibamos tudo que eles já sabem sobre o futuro. 

Temos que ouvir a opinião de quem respira mercado todo dia, e considerá-la quando formos passar nosso plano de demanda para as áreas de Operações. 

É importante notar que a necessidade de colaborar não diminui a importância de um bom plano estatístico. Não dá para discutir cada linha de plano com todo mundo todos os meses.  

Nessas horas, uma boa base estatística que permita que algumas linhas fiquem no “piloto automático” economiza muito trabalho.  

O plano base “frio” que os modelos estatísticos nos dão também ajuda a diminuir nossos vieses naturais de otimismo ou pessimismo. E além disso, modelos mais avançados podem nos ajudar até a fazer perguntas como “o que acontece se eu aumentar o preço?”, ou “qual o impacto de anunciarmos este produto no horário nobre?”.  

Etapas estatistica e colaboracao para plano de demanda plannera

Então concluímos que Estatística e Colaboração são os dois pilares que apoiam o processo de planejamento da demanda, com igual importância. Mas pode ser que a Estatística aponte para cima, e a opinião do Marketing aponte para baixo. E temos que passar um único número para Operações.  

E aí, como fazemos? 

Tentamos chegar a um consenso! Organizamos uma reunião com todos na mesa para discutir os pontos onde divergimos, e tentamos chegar a um acordo de qual será o número mais provável possível para a demanda dos próximos meses.  

É este o número que deve ser passado para frente, e é este o principal objetivo da Reunião de Consenso. 

Quem deve participar  

Quem deve participar da reunião de consenso

A primeira decisão que temos que tomar quando vamos organizar o Consenso é a lista de participantes. Queremos ouvir o máximo de pessoas possível, mas todo mundo sabe que uma discussão envolvendo cinquenta pessoas não é muito produtiva…  

Então como fazer? 

Primeiro, escolhemos as áreas que vão participar.  

A pergunta que temos que fazer aqui é “quais áreas da empresa tem influência significativa sobre a demanda futura?”. Geralmente vamos ter alguma versão do Marketing ou Inteligência de Mercado e de Vendas ou Inteligência Comercial.  

Mas também pode haver outras áreas participando, como Administrativo de Vendas ou  Customer Service. 

Depois, precisamos entender quem destas áreas iremos envolver.  

Para o Marketing isto não costuma ser um problema, já que normalmente haverá cargos bastante óbvios, como gerentes de produto ou categoria. Mas em Vendas, onde costuma haver mais pessoas, distribuídas em mais níveis hierárquicos, a questão complica mais um pouco.  

Devemos incluir todos os níveis, desde diretores até vendedores no campo? Faz sentido envolver as dezenas, por vezes centenas de vendedores, ou ficamos só com os gerentes? 

Para responder a esta pergunta, temos que considerar dois fatores principais.  

Primeiro, nosso objetivo em falar com o time de Vendas é aumentar o forecast accuracy do plano de demanda. Então temos que escolher com quem vamos falar tendo isso como norte.  

Segundo, há outro número que domina a rotina do Comercial – a meta de vendas! E meta e plano geralmente não são – e nem devem ser – exatamente a mesma coisa, como exploramos mais a fundo em outro artigo aqui no blog. 

quem deve participar das reuniões de consenso plannera